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23/05/2017

¿Cómo nos organizamos para presupuestar un proyecto en un entorno Ágil?

Las organizaciones están inmersas en una etapa de cambios, denominada Transformación Digital, asumir esto conlleva ser más flexibles y poder adaptarnos rápidamente para dar respuestas al mercado; pero aún hay muchas organizaciones que no están preparadas para dar ese salto; debido a su manera de trabajar, es decir, su cultura dificulta el cambio.

Uno de los procesos tradicionales de todas las organizaciones es la financiación de los proyectos, que responde a una gestión poco flexible y lejos de esta nueva filosofía de trabajo.

El objetivo de este artículo es mostrar un modelo de Agile Budgeting, que permita a las organizaciones pasar de un proceso centrado en el coste a un enfoque Agile, que soporte los procesos financieros y presupuestarios de la organización, donde se trabajará con equipos estables, permitiendo la flexibilidad y la toma rápida de decisiones.

En la actualidad, en muchas empresas para gestionar un presupuesto se utiliza el Contrato de Precio Fijo, que es aquel en que el cliente y el proveedor firman el contrato a un precio que no se modifica, suceda lo que suceda durante el proyecto. El precio del contrato se fija en base a los requerimientos. Los impedimentos que aparecen durante el desarrollo del proyecto no nos permite cumplir con ese contrato, todo esto genera desconfianza y malestar entre las partes implicadas.

Otra opción es hacer un Contrato Tiempo y Materiales, este tipo de contrato tiene dos componentes: un componente fijo como puede ser el precio por hora, el precio por unidad, el precio por metro cuadrado,… y otro variable, el número de horas o metros cuadrados que se invertirán finalmente. Aquí el precio final está en base al alcance que se quiere conseguir en el proyecto y como en un proyecto ágil, el alcance, no está totalmente definido ya es una situación que conlleva a la desconfianza de una buena gestión.

Ante la insatisfacción de los resultados y la desconfianza que otorgan estos tipos de contratación se busca algún modelo de gestión de costes que se pueda desarrollar dentro de un enfoque Agile.

En los proyectos de desarrollo de software es común que se parta de una figura difusa de lo que se quiere obtener, teniendo en cuenta al mercado y a los feedback de nuestros stakeholders; esto conlleva continuos ajustes, que debe ser soportado por un modelo de gestión, que nos permita hacerlo sin trampas.  Lo que he visto que más se adapta a esta situación, es utilizar un modelo de inversión, que consiste en entregar un producto, que sea atractivo en el mercado, se invierte un capital que servirá para la construcción del producto y luego se mide el retorno de inversión y así se tiene un modelo enfocado en la inversión que permita gestionar proyectos Agile.

Lo que se intenta, es que ante los cambios, se realicen las menos gestiones posibles y que nos dé la suficiente flexibilidad para adaptarnos al mercado y poder entregar resultados que impacten en él. Para una organización que está arraigada a procesos tradicionales se hace complicado llegar a desarrollar un modelo de inversión.

Dinero y Plantas

Entonces…..

En base a la estrategia de la organización se analizan el porfolio y se determina qué productos aportarán mayor beneficio a la organización y en función de esto empezamos a segmentar nuestro presupuesto.
Una vez determinados los productos que merecen nuestra atención, el siguiente paso es identificar los recursos necesarios para llevarlo adelante.

El equipo debe estar basado en un tipo de producto y ser estable, por ejemplo, si tenemos tres productos serán tres equipos los encargados de priorizar y construir el producto. Estos recursos deberán ser multifuncionales, es decir, que atiendan varias cuestiones como tecnológicas, negocio, riesgos, cuestiones legales, etc…

Las iteraciones de los diferentes equipos deben tener la misma cadencia, por ejemplo 2 semanas, para que el modelo de financiación sea sencillo. A nivel de financiación de producto, la revisión del producto se hace cada cierto tiempo (por ejemplo cada 3 o 4 meses).
Estableciendo una iteración y revisión de producto a tiempo fijo esto nos facilitará el modelo de financiación. Por lo tanto cada cierto tiempo se decide si se tiene que quitar o agregar capacidad de un proyecto o en otro. De esa manera estabilizamos el presupuesto cada cierto tiempo adecuándonos a los cambios.

Ya tenemos un coste fijo, de esta forma al saber a cuanto sale un sprint, teniendo en cuenta la duración de este y que cada cierto tiempo revisamos la financiación del producto, simplifica mucho la gestión del dinero.
Otro aspecto a considerar es que las personas se deben contratar a nivel porfolio y no a nivel proyecto, esto permite que podamos desplazar los recursos sin vernos afectado por temas de contratación y teniendo en cuenta las necesidades de otros proyectos.

Otro aspecto muy importante a considerar y que cierra el modelo de inversión, es medir el retorno de inversión. Para ello debemos a integrar a todas las unidades de negocio que participan el ciclo de vida del producto. Estas unidades están orientadas al negocio y participan desde el primer momento hasta la entrega de resultados al cliente.

Habitualmente dentro de la gestión del software tenemos un área de desarrollo y de mantenimiento, pero para conseguir esto a nivel estructural, debemos integrar a todas unidades de negocio involucradas (por ejemplo: marketing, operaciones, áreas de negocio, etc.), enfocados en el mercado, con cadenas de valor, en donde un mismo equipo, actúa desde que el cliente solicita algo hasta que se le entrega. Esta integración conlleva gran cantidad de gente, teniendo en cuenta la demanda.
Una vez integradas las unidades de negocio podremos determinar el retorno de inversión generado en cada unidad y así de esta manera creo que podemos mejorar y cambiar el modelo de Budgeting dentro de las empresas hacia un enfoque Agile. No es una tarea fácil, hay que hacer muchos cambios dentro de la organización, pero veo que este es el camino para armonizar la gestión de desarrollo con un presupuesto Agile.

 

 

Edgardo Cabazza

Project & Best Practice Trainer

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