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16/05/2017

Tableros Kanban: ¿Mejor Físicos o Digitales?

Últimamente me encuentro, de manera recurrente, con este debate, tanto en Tecnofor a nivel interno como en clientes y eventos, acerca de si es mejor utilizar un tablero físico o uno soportado en alguna herramienta técnica.

En consecuencia y como aquel que me conoce ya sabe que me gusta “cacharrear y meterme en todos los charcos”, he explorado y practicado sobre ambos, en busca de los pros y contras, de manera que voy a intentar proponer algunos consejos para sacar lo mejor de cada uno.

Recomiendo comenzar usando una pared física para el máximo impacto visual, emocional y cultural. Los muros físicos proporcionan un lugar de encuentro para conversaciones formales e informales y siempre surgen pequeñas pero continuas oportunidades de colaboración. Los miembros del equipo y los “líderes” de la organización pueden ver la situación actual y los problemas de inmediato y continuamente, sin ningún esfuerzo o conocimiento técnico para acceder a una herramienta.

Las paredes físicas tienen una flexibilidad ilimitada de diseño y de lo que se puede visualizar, por lo tanto, representan una oportunidad fantástica para la expresión de la cultura de equipo y/o de la propia idiosincrasia de la empresa. Las paredes físicas pueden ser tan divertidas y creativas como se quiera, algo que ninguna herramienta digital puede ofrecer actualmente (en menor o mayor medida). Bajo mi punto de vista la excepción es Atlassian y su suite de productos que ponen justamente el foco en la gestión visual y la colaboración.

Pero es que además hay un mundo entero de gestión visual más allá de lo que las herramientas digitales actuales pueden soportar: carteles de logro, puntos, bloqueos, políticas de equipo, horarios, hojas de ruta …por nombrar unos pocos. Hay por lo menos 70 u 80 ejemplos de elementos que se pueden incorporar a la gestión visual para mejorar la colaboración y la comunicación.

En esta línea no os perdáis el artículo que publicaremos en breve: Empoderar tu gestión visual.

Estoy seguro que según voy hablando de las ventajas de los muros físicos os están surgiendo preguntas como: “¿Y qué pasa con los trabajadores remotos?”, “¿No será una herramienta capaz de realizar el seguimiento, mediciones e informes de manera más sencilla?” Y “¿Qué pasa con la información sensible?… y una de las más extendidas y que no deja de ser real ¿Y qué pasa con la señora de la limpieza o las corrientes de aire? (con todo el cariño hacia las personas que posibilitan que nuestros lugares de trabajo estén siempre ordenados)

Pues tenéis razón. De hecho, las herramientas digitales de gestión del trabajo tienen muchas ventajas. Además de poder acceder a la herramienta desde cualquier ubicación, las herramientas digitales permiten adjuntar y buscar documentos relacionados y también enlazar directamente con los cambios efectuados sobre el código del software. Las herramientas digitales también pueden producir automáticamente informes y gráficos sin la introducción manual de datos.

En muchos entornos, las pistas que deja una auditoria de registro y la gestión de los cambios que proporciona una herramienta digital pueden ser esenciales.

Es más, para mí lo más importante es que es una bitácora del trabajo realizado. Gracias a esto podremos consultar que ha sucedido, donde hemos tenido cuellos de botella, gestionaremos la demanda y la capacidad de nuestros equipos, comprendemos que hicimos mal o de manera repetida, etc… y gracias a esto habilitaremos, de una manera mucho más rápida proponer acciones de mejora.

¿Entonces, qué debemos hacer?

“Creo que el mejor enfoque es utilizar las herramientas físicas y electrónicas en paralelo, independientemente de los costes incrementales de la doble manipulación, con el fin de obtener los beneficios de ambos. Creo que las paredes físicas y digitales proporcionan beneficios fundamentalmente diferentes (echad un vistazo al cuadro comparativo) y creo que la elección entre ellos es una falsa dicotomía: casi nunca tenemos porque que elegir sólo uno.”

Al principio, con esta idea puede parecer que perderemos tiempo, esfuerzo y precisión. Personas con las que hablado me han planteado la ineficiencia del doble manejo de los elementos de trabajo en ambos lugares (físico y digital).

Subyacente a este pensamiento suele ser la idea de que la eficiencia es de una importancia crítica.

Aun así, creo que el pequeño coste adicional de usar ambos sistemas es mucho menor que el valor obtenido de tener ambos enfoques disponibles.

Entonces, ¿cómo minimizamos el coste de ejecutar tanto paredes físicas como digitales en paralelo? 

 

 Los 6 consejos

  1. Para aquellos equipos en los que la idea del doble trabajo es algo inadmisible a nivel mental, recomiendo utilizar al menos una pantalla táctil. Es algo que funciona bastante bien para las reuniones diarias.

 

  1. Para miembros de equipos en remoto, si solo se está utilizando la pared física, se puede tomar una foto cada día de la pared física y cargarla en una página intranet o wiki. Por supuesto se puede utilizar una webcam y un Skype.

 

  1. Se debe establecer la frecuencia con la que se actualizará cada tablero. Por ejemplo, en un equipo que quiera automatizar las auditorias e informes, se puede actualizar solo la herramienta técnica al final de cada iteración. Durante la iteración en sí se puede utilizar la pared física. Podemos ampliar esta idea para experimentar con ciclos de vida separados y distintos para los sistemas físicos y electrónicos y esto puede reducir o eliminar gran parte de la doble manipulación de los elementos.

 

  1. Para reducir la confusión, propondremos solo uno de los sistemas como la “fuente de la verdad”. Por ejemplo, los equipos pueden trabajar y actualizar sobre la pared física a lo largo del día y sincronizar la herramienta electrónica solo cuando sea necesario y/o acordemos, quizás sólo una vez al día. Para hacer esto aún más fácil, algunos equipos tienen una tablet situada al lado de la pared del equipo con solo ese propósito: actualizar rápidamente el sistema electrónico justo antes o después de la reunión diaria.

 

  1. Un equipo altamente distribuido puede estar disperso en muchos lugares. Para este tipo de equipos sugiero que cada lugar tenga una pared física local para obtener los beneficios del día a día de la visualización y colaboración y la herramienta técnica siendo común para todos.

 

  1. Si estamos dispuestos a experimentar podremos ser capaces de ver lo mucho que podemos obtener de ambos mundos: El físico y el digital.

Ignacio Anaya

 

Ignacio Anaya

Solutions & IT Advisory BU Director

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