Las 7 cadencias en Kanban como método evolutivo

Desde el 2015 el método Kanban desarrollado por David J. Anderson incluye las 7 cadencias que conocemos hoy en día, estas cadencias son:

• Reunión Kanban (Kanban meeting)
• Reunión de reposición (Replenishment meeting)
• Reunión de planificación de la entrega (Delivery planning meeting)
• Reunión de entrega del servicio (Service delivery review)
• Revisión de riesgos (Risk review)
• Revisión de operaciones (Operations review)
• Revisión de la estrategia (Strategy review)

Estas cadencias o reuniones han sido fruto del trabajo iterativo que se ha ido realizando a lo largo de los años en base al “feedback” obtenido con la práctica. Una prueba de esta evolución es el hecho de que se incluyese la “risk review” como respuesta a la necesidad de formalización del denominado “blocker clustering” de riesgos planteado por @Klaus Leopold y la “strategy review” como respuesta a la necesidad de “ajustarse al propósito” y de estar vinculado con el entorno para ser capaces de dar respuesta de forma óptima a nivel corporativo.

Kanban es un método evolutivo y no disruptivo y esto se demuestra claramente en la práctica a la hora de implementar un sistema Kanban completo, ya que, al introducir estas 7 cadencias, no se generan 7 reuniones nuevas dentro de la organización (el coste de hacerlo sería muy elevado). Al contrario, siguiendo la máxima de Kanban de “comenzar con lo que haces ahora”, se estudian las reuniones ya existentes y se promueven adaptaciones y actualizaciones graduales de esas reuniones para conseguir los objetivos deseados.

Otro aspecto que diferencia al método Kanban de otras prácticas Agile como por ejemplo el “framework Scrum” es la separación de las reuniones de “replenishment” y la de “service delivery planning”, ya que, al desvincular estas dos cadencias, se añade una visión sistémica del servicio que nos permite focalizarnos en la satisfacción general del cliente mediante la gestión de sus expectativas con compromisos alcanzables y no vinculados a una entrega concreta.

A continuación, se detallan las cadencias del método Kanban:

Reunión Kanban (Kanban meeting)

Frecuencia recomendada: diaria Duración: 15 minutos 

También conocida como “daily meeting”, permite mantener al equipo en la misma página y focalizado en la gestión del flujo. El equipo revisa el tablero de derecha a izquierda, centrándose en los bloqueos y en las acciones que permitirán finalizar las tareas. 

Reunión de reposición (Replenishment meeting)

Frecuencia recomendada: semanal o bajo demanda Duración: 20-30 minutos 

Consiste en incluir nuevas peticiones en el sistema. Como Kanban es un sistema “pull”, solo se introducen nuevos elementos en el sistema si hay un hueco en el mismo y siempre respetando el límite WIP establecido para cada caso. De esta forma se garantiza que se cumple la máxima de Kanban “stop starting, start finishing”, y que por lo tanto se trabaja optimizando el flujo de nuestro servicio. 

Las nuevas tareas deben estar siempre alineadas con la estrategia. 

Reunión de la planificación de la entrega (Delivery planning meeting) 

Frecuencia recomendada: por entrega Duración: 1-2 horas 

En esta reunión se planifica la siguiente entrega al cliente.  

Recibe la información del estado actual del servicio obtenido en el “Kanban meeting” y puede verse afectada por los riesgos detectados en la “risk review”. 

Revisión de la entrega del servicio (Service delivery review) 

Frecuencia recomendada: quincenal Duración: 30 minutos – 1h 

Reunión en la que se revisa la última entrega realizada, comprobando si se cumplen las expectativas del cliente y en la que mediante el análisis de las métricas obtenidas se busca mejorar el servicio.  

Reunión de riesgos (Risk review) 

Frecuencia recomendada: mensual Duración: 1-2 horas 

En esta reunión se analizan los cuellos de botella, impedimentos y bloqueos detectados en la “service delivery review” y en la “operation review” y se gestionan los riesgos del servicio impulsando la mejora de los procesos asociados.  

Revisión de las operaciones (Operations review) 

Frecuencia recomendada: mensual Duración: 2 horas 

Esta reunión tiene como objetivo analizar la eficiencia, la demanda y la capacidad de cada equipo Kanban. Se busca entender la relación entre los diferentes servicios de la empresa, para conseguir maximizar la entrega de valor de la compañía. 

Esta reunión se nutre de la información obtenida de la “strategy review” y del “service delivery review” de cada uno de los servicios de la empresa. 

Revisión de las estrategia (Strategy review) 

Frecuencia recomendada: trimestral Duración: medio día 

Esta es la reunión a nivel organizacional en la que se definen los planes de acción necesarios para poder alcanzar los objetivos corporativos. Las decisiones tomadas en esta reunión se enviarán a la “operations review” y a la “service delivery review”, ya que un cambio en la estrategia corporativa puede afectar tanto a las operaciones globales como a determinados servicios de la compañía. 

Tal y como hemos visto brevemente en el detalle de las cadencias, existen 10 ciclos de “feedback” que podemos ver en el siguiente diagrama, estos ciclos muestran el flujo de información y los flujos de solicitud de cambio que se generan entre las diferentes reuniones.  

Estos flujos de información están destinado a facilitar la toma de decisiones, por ejemplo, los resultados de un “replenishment” aparecerían como información en un “standup meeting”. Por otra parte, las solicitudes de cambio implican que algo no está funcionando lo suficientemente bien,  y que existe la percepción de que alguna política actual está conduciendo a un resultado que no se «ajusta al propósito», por ejemplo, tanto el “service delivery review” como el “operations Review” podrían proporcionar información a la “strategy review” mediante una petición de cambio de estrategia debido a la falta de capacidad operativa para desarrollar la estrategia inicialmente planteada. 

Referencias

Kanban Cadences, Kanban University

Improve Your Information Flow with Kanban Cadences, Kanban Zone

Anderson, David J.; Carmichael, Andy (2016). Essential Kanban Condensed. Seattle, WA: Lean Kanban University Press. 

Equipo de Transformación. 26 de abril de 2021