Trello: las 8 funcionalidades que no te esperabas

Cuando pensamos en Trello, la imagen que se viene a la mente es una herramienta de Atlassian que nos permite crear tableros sencillos y mover nuestras tareas entre las columnas. Y todo esto es cierto: Trello destaca por su sencillez, potencia y flexibilidad.

Pero lo que muchas personas no saben es que, detrás de esa apariencia simple, se esconden funcionalidades mucho más avanzadas, que la acercan a una versión simplificada de Jira Cloud. En este artículo te contaremos en detalle cuáles son algunas de esas funcionalidades, en qué Planes están incluidas y… ¡La llegada de Atlassian Intelligence a Trello! 👇

Trello: más allá de tarjetas y columnas

1. Custom Fields

Trello pone a tu disposición los tipos de Custom Fields habituales, como campos de texto, fecha, listas desplegables, checkbox y numéricos. Pero además de los más comunes, también te permite definir el Riesgo, Estado, Esfuerzo y Prioridad.

Una vez añadidos al tablero, podrás incluir en tus tarjetas cualquiera de los campos que hayas creado. Esto permite ampliar la información de las tareas de una manera visual y sencilla para todo el equipo, y también unificar criterios y categorías.

2. Power-Ups

Así es como denomina Trello a las famosas apps o add-ons que puedes añadir en otras herramientas como Jira o Confluence. Esta funcionalidad te permite acceder a un inmenso Marketplace nutrido por la propia Atlassian y por muchos otros proveedores. Al igual que sucede con las apps de Jira, hay Power-Ups gratuitos y de pago. Sin embargo, en el caso de Trello, las condiciones de facturación pueden variar de un add-on a otro: por ejemplo, no siguiendo el criterio de número de usuarios con licencia en la instancia.

Utilizar las apps disponibles en el Marketplace amplía enormemente las capacidades de Trello, ya que posibilita la integración con otras herramientas como Jira, Confluence o GitHub.  Además, implementar los Power-Ups es muy sencillo: una vez añadido y habilitado, sus funcionalidades se incorporan automáticamente a las tarjetas o tableros.

3. Automatización

Sorprende mucho que Trello cuente con un motor de automatización tan completo. A través de él es posible realizar un amplísimo abanico de acciones: la definición del valor de campos personalizados, la inclusión de tarjetas en nuevos miembros o la creación de issues, pull requests y mensajes a través de herramientas como Jira, Bitbucket o Slack. ¡Y esto son solo algunos ejemplos!

Los disparadores que podemos usar también son muchos y pueden depender de dos cosas: las acciones a realizar directamente con las tarjetas (añadirlas a un tablero o a una lista, archivarlas, etc..) o de sus campos, tanto de sistema como customizados.

Pero esto no es todo. Además de estas reglas basadas en triggers y acciones, se incluyen varios apartados específicos, como el motor de acciones programadas o el asistente para ejecutar acciones en función del «Due Date». También puedes crear tu propio botón para ejecutar acciones personalizadas en tus tableros y tarjetas 🫨

Si tenemos que poner una pega, un aspecto a mejorar podría ser flexibilidad de la interfaz de edición; no incluye un visor a modo de ramas, como ocurre con el asistente de automatización incluido en Jira o en Confluence.

4. Calendario

El calendario sí ofrece las mismas posibilidades que Jira Cloud, ya que te permite reflejar el alcance de las tareas mostradas en nuestro tablero en función de las fechas de inicio y fin definidas.

También es posible filtrar los datos mostrados, en función de criterios como los usuarios asignados a las tareas y campos personalizados. Otra ventaja importante es que podemos integrar el calendario de Trello con el de Google.

5. Tabla

Esta sencilla vista muestra los datos básicos de las tarjetas existentes en el tablero. Nos permite definir su nombre, estado, etiquetas, usuarios involucrados y fecha límite de una manera sencilla y muy visual, y tener así una foto global rápida de todo el tablero👌

6. Timeline

Trello ha incorporado un sencillo «Roadmap» que te permite realizar la planificación de las tareas del tablero en función de sus fechas, así como manejarlas de forma visual al cambiar el alcance de las tareas mostradas.

Una mejora interesante de cara al futuro sería la posibilidad de relacionar las tarjetas entre sí y reflejar así su dependencias (como estamos acostumbrados a hacer en el caso de Jira).

7. Dashboard

Sacar el máximo partido de la información manejada en las tarjetas es fundamental, y Trello no se olvida de ello. Incluye un panel muy práctico en el que se muestran varios indicadores a través de distintos tipos de gráficos.

Es cierto que estos indicadores (Tarjetas por listas, Tarjetas por etiquetas, por miembros o por fecha límite) y tipos de visualizaciones (gráfico de barras, de líneas o en forma de tarta) están muy acotados, pero sirven para reflejar los datos en función de criterios sencillos.

8. Mapa

Trello te permite definir la localización geográfica exacta relacionada con tus tarjetas. De esta forma podemos definir, por ejemplo, dónde se encuentra el cliente para el que realizamos determinada tarea. Este campo se integra directamente con el motor de Google Maps y muestra automáticamente el mapa en la tarjeta una vez definida la localización.

También podemos visualizar en el Mapa el conjunto de localizaciones de todas nuestras tarjetas. Moverte entre ellas te permitirá obtener una visión global de todas las ubicaciones relacionadas con tus tareas y proyectos.

Tipos de planes y sus características

El modelo de planes de Trello se ha adecuado al que siguen las herramientas más conocidas de Atlassian como Jira o Confluence. Nos ofrece varias modalidades en función de sus limitaciones funcionales, tal y como puedes apreciar en la siguiente imagen:

👀¡Ojo! Hay una nota importante a tener en cuenta en relación a la gestión de usuarios que utilizan Trello. Si usas tu email corporativo, y ese email está gestionado por un IDP integrado con Guard, tu cuenta de Trello contará como licencia de Atlassian Guard; aunque el plan que estés usando sea el Free. En este link puedes encontrar más detalles sobre este caso y las sugerencias de Atlassian para solventarlo.

¿No sabes cuál es el mejor plan para ti? En este enlace puedes comparar los diferentes planes, consultar información detallada de cada uno y resolver las preguntas frecuentes. Aunque también puedes escribirnos directamente y te lo aclaramos en un momento.

Atlassian Intelligence en Trello

En este artículo vimos que Atlassian Intelligence está incorporándose en los productos de Atlassian, y Trello no iba a ser menos.

La Inteligencia Artificial resume las descripciones muy largas en las tarjetas, para que tú puedas entender de un vistazo la información más relevante. También encuentra rápidamente elementos de acción. Solo tienes que empezar a escribir lo que necesitas.

Además, reformula el contenido y el tono de tus mensajes para adaptarlos al contexto comunicativo que elijas y te ayuda a pensar ideas nuevas gracias a su función de Brainstorming. ¡Adiós al síndrome del folio en blanco!

Si quieres ampliar información sobre el uso de Trello, Atlassian ha puesto a tu disposición en esta página todos los recursos que puedas necesitar.