Confluence mejora la organización de contenidos ¡Ya puedes crear carpetas!
Confluence es la herramienta de gestión de conocimientos de Atlassian. Con su estructura de páginas y espacios permite organizar, compartir y colaborar en documentos de manera efectiva. Hace poco nos sorprendían con la nueva funcionalidad de Drag and Drop para las tablas de Confluence. Y ahora, Atlassian está dando un paso más allá con la introducción de la funcionalidad de creación de carpetas, que actualmente está en fase beta.
Vale, pero… ¿Cómo funciona? ¿Qué ventajas y desventajas tiene? ¿Para qué Planes está disponible? No worries, en este artículo te lo contamos todo 👇
Una nueva funcionalidad para tu espacio de Confuence
Hasta ahora, la organización en Confluence se basaba en páginas y subpáginas dentro de un mismo espacio. A veces, esto podía llevar a una estructura plana y desordenada, especialmente en espacios con una gran cantidad de contenido. La posibilidad de carpetas en Confluence supone una mejora en la forma en que los usuarios podemos organizar el contenido.
Las carpetas permiten a los usuarios:
Agrupar páginas relacionadas bajo una estructura jerárquica clara.
Crear subcarpetas para una organización aún más granular.
Visualizar el contenido de manera más eficiente, con una estructura que se asemeja más a un sistema de archivos tradicional.
Al estar en fase Beta, esta nueva funcionalidad no se ha incluido aún en ningún Plan. Aunque es probable que inicialmente esté solo disponible para usuarios de planes Confluence Cloud en sus versiones Premium y Enterprise. Atlassian suele desplegar nuevas funcionalidades primero en sus planes superiores antes de una implementación más amplia.
¿Cómo puedo crear carpetas en Confluence?
Como hemos comentado al principio, esta funcionalidad se encuentra actualmente en fase Beta. Por tanto, solo Atlassian puede activarla en nuestro espacio para que empecemos a usarla. En el instante en el que estamos escribiendo este artículo, la lista para solicitarlo ya se ha cerrado, debido a la alta demanda y a la gran acogida. Pero keep calm, porque en muy poco tiempo esta funcionalidad estará ya disponible para todo el mundo.
Para poder empezar a usar esta opción y crear tus primeras carpetas, solo tienes que pinchar en el + como habitualmente haces para generar nuevas páginas o whiteboards. En el siguiente carrusel de imágenes puedes ver:
- Una nueva opción que hasta ahora no estaba disponible: Folder o carpeta.
- Cómo dar nombre a la carpeta que acabas de crear.
- Cómo quedará la vista y estructura de las carpetas y cuando incluyas páginas dentro de dichas carpetas.
¿Qué mejoras supone la utilización de carpetas en Confluence?
Organización Jerárquica Avanzada:
Las carpetas proporcionan una forma intuitiva de organizar el contenido en varios niveles, algo que antes solo se lograba con una estructura plana de subpáginas. Esto hace que la navegación y la búsqueda de contenido específico sean más fáciles y rápidas.
Facilidad de Uso:
La interfaz para manejar carpetas es sencilla y similar a la de muchos sistemas de archivos, lo que lo hace más fácil para nuevos usuarios. Además, mover páginas entre carpetas es fácil y rápido, lo que facilita la reorganización del contenido cuando sea necesario.
Mejora en la Navegación:
Con una estructura de carpetas, los usuarios pueden encontrar información más rápidamente, sin necesidad de desplazarse por largas listas de páginas. Esto es especialmente útil en espacios con una gran cantidad de contenido o en proyectos complejos.
Gestión de Permisos Simplificada:
Las carpetas permiten aplicar permisos de manera más efectiva, facilitando la gestión de acceso a grupos completos de páginas. Esto es crucial en entornos donde diferentes equipos o individuos necesitan acceso controlado a diferentes partes del contenido.
Para poder establecer permisos, tendremos que hacer lo siguiente:
- Pulsar en los 3 puntos que aparecen a la derecha de la carpeta en la que queremos aplicarlos y luego pulsaremos en “Edit restrictions”.
- Se nos abrirá un desplegable con las opciones disponibles.
- Seleccionaremos “Only specific people can view or edit” y ahí determinaremos las personas o grupos y los permisos que queremos aplicarles.
Pros y contras respecto al sistema anterior
👍Pros
Estructura Más Clara y Lógica: Las carpetas ofrecen una estructura más ordenada, que refleja mejor la organización del contenido según temas, proyectos o departamentos.
Mejor Manejo de Proyectos Complejos: En proyectos grandes con múltiples subproyectos o áreas temáticas, las carpetas permiten una organización más detallada y comprensible.
Menor Redundancia: Agrupar páginas en carpetas reduce la creación de duplicados, ya que los documentos relacionados son más fáciles de localizar.
Navegación Eficiente: La navegación a través del contenido se vuelve más directa y menos propensa a errores de búsqueda.
👎Contras:
Fase Beta: Como la funcionalidad está en fase beta, puede presentar errores o limitaciones temporales que aún están siendo solucionados por Atlassian.
Curva de Adaptación limitada: Equipos acostumbrados al sistema tradicional de páginas y subpáginas pueden necesitar algo de tiempo para adaptarse a la nueva estructura de carpetas, aunque es muy sencilla la adaptación.
Desorganización inicial: como en todo sistema nuevo, al no tener claro el uso de esta funcionalidad puede suponer una desorganización, aun intentando tratar de organizar el contenido. Ojo con hacer unas jerarquías infinitas gracias a las carpetas, subcarpetas, páginas y supáginas😵💫. El objetivo de esta nueva funcionalidad es mejorar la visualización, no complicarla.
En esta tabla puedes observar de un vistazo las diferencias entre las opciones actuales de Confluence y cómo quedará con la creación de carpetas:
Característica | Actual (Estructura de Páginas y Subpáginas) | Nueva (Creación de Carpetas en Beta) |
Organización del Contenido | Organización mediante páginas y subpáginas, lo que puede llevar a una estructura plana y desordenada si no se gestiona bien. | Organización jerárquica avanzada mediante carpetas y subcarpetas, permitiendo una estructura más clara y lógica. |
Navegación | Navegación basada en una lista de páginas que puede ser extensa y difícil de recorrer en espacios con mucho contenido. | Navegación más eficiente y directa a través de una estructura de carpetas que facilita la búsqueda de información. |
Gestión de Permisos | Permisos aplicados a nivel de página individual o espacio completo. Puede ser complicado gestionar permisos para grandes grupos de contenido. | Permisos aplicables a nivel de carpeta, facilitando la gestión de acceso para grupos completos de páginas con una sola acción. |
Reorganización del Contenido | Reorganización de páginas y subpáginas puede ser compleja y poco intuitiva, especialmente en espacios grandes. | Reorganización simplificada mediante la fácil manipulación de carpetas y subcarpetas, lo que permite una rápida reestructuración del contenido. |
Curva de Aprendizaje | Familiaridad con un sistema de páginas y subpáginas, pero puede volverse complicado en entornos con mucho contenido. | Interfaz similar a sistemas de archivos tradicionales, lo que reduce la curva de aprendizaje y facilita la adaptación para nuevos usuarios. |
Control de Redundancia | Mayor riesgo de duplicados debido a la estructura plana y dificultades para localizar contenido relacionado. | Menor riesgo de duplicados, ya que el contenido relacionado está agrupado en carpetas específicas. |
Disponibilidad de la Funcionalidad | Disponible para todos los usuarios en todas las versiones de Confluence. | Actualmente en fase beta, disponible inicialmente solo para usuarios de planes Confluence Cloud Premium y Enterprise. |
Interfaz de Usuario | Interfaz basada en una lista de páginas con posibilidad de crear subpáginas en una estructura lineal. | Interfaz de usuario más avanzada que permite arrastrar y soltar páginas dentro de carpetas para una mejor organización. |
Adaptabilidad | Adecuado para organizaciones pequeñas o con menos necesidad de una estructura compleja. | Mejor adaptabilidad para organizaciones grandes o proyectos complejos que requieren una estructura detallada. |
En conclusión, esta nueva funcionalidad de creación de carpetas en Confluence promete una organización más efectiva y una experiencia de usuario mejorada, especialmente para equipos que manejan una gran cantidad de contenido o proyectos complejos.
Aunque la estructura tradicional de páginas y subpáginas sigue siendo útil, las carpetas ofrecen una mayor claridad, mejor gestión de permisos y una navegación más eficiente, lo que representa un avance significativo en la gestión del conocimiento dentro de la plataforma. Como con cualquier nueva funcionalidad, es importante seguir de cerca su evolución, evaluar cómo se adapta a las necesidades específicas de cada equipo y mantenerse actualizado con el manejo de la herramienta 😉
