¿Advanced Roadmap o BigPicture? Gestión de proyectos en Jira

Continuamente los clientes nos preguntan cómo hacer una gestión de proyectos y portfolio de la mejor forma posible en Jira. Existen varias alternativas, pero hoy queremos hablar de nuestras favoritas y hacer una comparativa entre las funcionalidades de ambas, para que podáis decidir la que mejor encaje en vuestra realidad.

Empecemos por el principio, ¿Cuál es cuál?

BigPicture

Es una aplicación creada por Appfire que se puede adquirir en el marketplace de Atlassian para llevar a cabo una gestión de proyectos, productos y portfolio. Es compatible con metodologías ágiles, clásicas e híbridas y se integra fácilmente con cualquier producto de Atlassian. Entre sus funcionalidades principales destaca la gestión de recursos, distribución de carga de trabajo, detección de riesgos y problemas o la generación de escenarios para evaluar posibles cambios en la planificación.

Advanced Roadmap

Es una funcionalidad nativa en Jira Software Premium que permite planificar y realizar un seguimiento del trabajo en varios equipos y proyectos de Jira. Ha sido diseñada para que los equipos puedan realizar una planificación a gran escala, un seguimiento de las dependencias de las tareas o ver claramente las prioridades de los proyectos.

Diferencias principales

Si analizamos las funcionalidades de ambas opciones, existen algunas diferencias que detallamos a continuación:

Módulos

Por lo que conocemos hasta ahora, Advanced Roadmap viene por defecto con los módulos de Timeline/Gantt, Teams, Releases e Informe de Dependencias. Sin embargo BigPicture es más completo en ese sentido, incluyendo también los módulos de Riesgos, Informes personalizados, tableros y Objetivos.

Personalización

En general, en la propuesta nativa de Jira tenemos menos opciones de personalización de los módulos: columnas, vistas, organización de las tareas… eso sí, la interfaz de Advanced Roadmap es más sencilla e intuitiva que la de la aplicación BigPicture, donde llegar a controlar todas sus funcionalidades a veces se hace complicado.

Metodología

BigPicture viene configurado por defecto para implementar cualquier metodología, tanto ágil como tradicional o híbrida, incluso marcos de escalado como SAFe. Todos ellos, conviviendo además en la misma planificación. Advanced Roadmap por ahora solo está previsto para marcos ágiles o proyectos tradicionales, pero utilizados de forma independiente en cada planificación y no combinándolos entre sí en el mismo contexto.

Recursos

En BigPicture existe un módulo de Recursos independiente, desde el cual se pueden planificar la capacidad, las habilidades, la carga de trabajo e incluso las jornadas laborales o los planes de vacaciones de cada equipo. En Advanced Roadmap el concepto de recursos es un poco diferente. Se pueden crear equipos y asignarles planes diferentes, pero solo tendrá en cuenta la capacidad del equipo, no de cada una de las personas que lo componen. 

Deshacer

Hay una funcionalidad bastante interesante en Advanced Roamdap, que te permite deshacer los cambios ya publicados. Por ejemplo si has realizado una actualización de fechas. En BigPicture sin embargo una vez aplicados los cambios, no existe la opción de volver atrás. Digamos que hay que tener más cuidado en cuanto le damos a guardar, porque si no tendríamos que ir deshaciendo los cambios de forma manual.

Baselines

Otra de las funcionalidades más explotas en BigPicture es la de la creación de Baselines. Esto nos permite hacer comparativas entre fechas y revisar cómo ha ido cambiando el plan comparando las fechas actuales con las previstas. Esta funcionalidad no existe todavía en Advanced Roadmap y consideramos que es bastante importante para los gestores de proyectos.

Número de tareas

Por ahora en BigPicture no existe ninguna limitación en cuanto al número de tareas a incluir en un plan, sin embargo en Advanced Roadmap tenemos un límite de 5.000 por ahora. Lo que puede ser un problema para empresas y proyectos en los que hay muchos equipos involucrados y un alto volumen de tareas.

Exportar

De cara a exportar la información de nuestros planes, en BigPicture tenemos la posibilidad de hacerlo en formato XML o CSV. Aunque en Advanced Roadmap solo podemos hacerlo en CSV, sí nos permite exportar una imagen directamente o un link para compartirlo en nuestras páginas de Confluence, lo que facilita mucho compartir esta información con perfiles que habitualmente no acceden a Jira a ver todos los detalles.

Informes

Como comentábamos al principio, BigPicture cuenta con un módulo para generar informes que se puede personalizar. En el caso de Advanced Roadmap, la propuesta es utilizar los Dashboards nativos de Jira para visualizar esa información o incluso los diferentes filtros que tengamos ya configurados en la instancia.

Licenciamiento

Respecto al licenciamiento hay una diferencia fundamental: siempre que tengamos la versión premium de Jira Software, tendremos incorporado de forma gratuita la funcionalidad de Advanced Roadmap. Por el contrario, si queremos utilizar BigPicture, siempre tendremos que contratar esta aplicación para activarla en nuestra instancia.

Conclusiones

Si habéis llegado hasta aquí, habréis podido ver que, aunque ambas opciones son totalmente válidas para realizar una gestión de proyectos en Jira, BigPicture es a día de hoy la herramienta más completa para ello. El volumen de funcionalidades disponibles, así como la capacidad de evolución sobre la plataforma es brutal.

Eso sí, aprender a usar realmente bien esta aplicación, conocer toda su configuración y saber administrarla correctamente es realmente complejo y requiere mucho tiempo de dedicación. Todo lo contrario a Advanced Roadmap, que está totalmente integrado con Jira, con una interfaz muy sencilla y las opciones básicas para que cualquier usuario pueda dominarla en muy poco tiempo.

Desde nuestro punto de vista, para equipos pequeños o proyectos de mediana envergadura, Advanced Roadmap es una buenísima solución. Si manejamos un volumen muy alto de equipos y proyectos, de naturalezas diferentes y queremos tener todo bajo control, deberíamos optar por BigPicture.

Y tú, ¿ya las has probado? ¿Cuál es tu favorita?