Automation para Confluence

Automation es una funcionalidad a la que ya estábamos acostumbrados en Jira, y que ahora podemos aprovechar también en Confluence. Desde ahora los administradores pueden crear y habilitar reglas de automatización que sirven, entre otras cosas, para automatizar tareas repetitivas que normalmente se realizan de forma manual.

Automation para Confluence solo está disponible para licencias de Confluence Premium Cloud. Si se dispone de la licencia Premium, la sección de Automation la podrás encontrar a nivel de espacio en Ajustes del Espacio y a nivel global en ajustes de administración, sección Global >Automation.

Si no se tiene experiencia o conocimiento de automatización en Confluence, podrás ver en la Librería varios ejemplos, y probar el que más se ajuste a tus necesidades:

Características

Exactamente igual que Automation para Jira, incluye los siguiente componentes:

• Triggers: Son los disparadores que ejecutan las reglas (p. ej. La regla se ejecuta cuando se publica una página)
• Conditions: Las condiciones que debe cumplir la regla para pasar a la siguiente acción (p. ej. Que cierto usuario sea el que ha publicado la página)
• Branches: Nos va a permitir movernos por otros elementos diferentes al que desencadenó la acción y aplicar acciones a esos elementos (p. ej. Para cada página creada hace más de un mes)
• Actions: Las acciones se ejecutan si se cumplen las condiciones (si las hay) y dependiendo del orden que se haya establecido en la regla (p. ej. Añadir etiquetas, copiar páginas, enviar emails)

Cuando se va a crear un automatismo de cero, nos da a elegir entre los siguientes disparadores:

Como vemos, hay algunos disparadores que pueden resultar interesantes como «Space created» que se dispara en el momento que se crea un espacio en Confluence. Este disparador en particular solo está disponible en automatismos globales.

Con ese disparador se puede hacer una regla que cree páginas nuevas con unas plantillas determinadas cuando se cree un espacio:

Lo que facilitaría muchísimo la creación de espacios con una estructura común, fácilmente mantenible para los equipos.

Se puede también hacer una regla que se dispare cada siete días y que publique una página de reunión por ejemplo:

Estos son solo algunos ejemplos que permite hacer automation para Confluence aunque no tengamos gran variedad de acciones disponibles, por el momento, tenemos una acción donde podemos enviar solicitudes HTTP a una url, ya sea Jira, Confluence u otra herramienta. Esto abre más posibilidades para poder personalizar aún más las reglas por API REST y crear por ejemplo, issues en Jira con datos de alguna página de Confluence u obtener los datos de los campos de una issue y publicarlos en una página de Confluence:

Para sacarle aún más partido, se pueden usar Smart values, que son variables dinámicas construidas con una sintaxis específica y que permite extraer valores de algunos elementos. Se pueden agregar en varias localizaciones de la regla.

Por ejemplo: {{page.title}} que extrae el título de de la página, {{space.name}} el nombre del espacio.

Limitaciones

Además de ser una funcionalidad exclusiva de la licencia Premium tiene algunas limitaciones que hay que valorar antes de empezar a usar Automation para Confluence:

• No es sencillo editar páginas ya creadas porque no hay una acción preconfigurada que lo permita. Nos obliga a usar la acción de enviar solicitud web para poder realizar esas acciones vía Api REST.
• Smart values limitadas, hay muy poca variedad para extraer la información mas relevante que suele ser el contenido de las páginas.
• Hay poca variedad en las condiciones. Solo existen tres tipos, una para comprobar el usuario, otra para poner un CQL y la última mas avanzada donde se puede agregar smart values por lo que tiene cierto grado de complejidad.
• Pocas acciones que aporten valor a la regla. La mayoría de acciones que se puede ejecutar son muy simples y no dan muchas opciones de personalización exceptuando la acción de peticiones Api REST

Conclusiones

Extrayendo una conclusión general, podemos decir que será una gran herramienta para automatizar tareas repetitivas cuando tenga más opciones en los componentes.

Actualmente se requiere de conocimientos técnicos para realizar acciones que se pueden hacer mediante API REST pero no las tienen implementadas.

Puede que se le pueda dar un uso si se utiliza mucho Confluence pero no es fácil adaptar la regla a necesidades muy específicas que no vengan prestablecidas.

Sin embargo, está muy bien para poder crear páginas con plantillas cuando se crea un espacio o poder poner que se ejecute una regla cada varios días.

Quizás en un futuro implementen mas disparadores, acciones, y condiciones que permitan realizar más acciones sin recurrir a una petición Api Rest, como actualmente ocurre con Automation para Jira que está mas simplificado. Entonces, sí podremos decir que Automation para Confluence es fundamental para automatizar y mejorar el proceso de documentación en nuestra compañía.