Cómo realizar una migración a Cloud exitosa

¿Te has planteado migrar tu instancia de Server a Cloud y no sabes por dónde empezar?

¿Ya has realizado una migración y no ha salido todo lo bien que esperabas?

¿Has intentado leer toda la documentación de Atlassian al respecto y no has sido capaz de encontrar lo que buscabas?

Sigue leyendo este artículo porque, prometemos que ahora sí, te enterarás por fin de todo lo que hay que saber para llevar a cabo una migración al Cloud de Atlassian. Y te interesa leerlo pronto, porque 2023 es tu año. Si no lo has hecho ya, es el momento de migrar a la nube tu instancia Server, recuerda que el soporte terminará en Febrero de 2024.

Vamos a intentar resumir el paso a paso para llevar a cabo tu migración, teniendo en cuenta los tips principales de los que tienes que estar pendiente en cada momento del camino.

Fases de una migración a Cloud

Es importante entender que una migración es un proceso en sí mismo, hay que pasar por varias fases y etapas. Dentro de cada fase hay una serie de pasos que tendremos que realizar, algunos son secuenciales, pero otros se podrán ir haciendo en paralelo.

Fase 1: Evaluación

Realiza esta fase de 3 a 6 meses antes de la migración.

El primer punto de este proceso es entender el panorama actual, hacia dónde se dirige y en qué punto nos encontramos nosotros.

Analiza todas las funcionalidades de tu instancia y compara las diferencias entre Server y Cloud. No solo a nivel configuración y aplicaciones, sino también a nivel permisos de usuarios. Revisa qué está pasando en la instancia de Server: qué usuarios usan realmente los productos o las aplicaciones, si tiene sentido que siga siendo así si existen otras instancias que no estaban documentadas, por ejemplo.

Tendrás que dedicarle bastante tiempo a analizar las aplicaciones e integraciones personalizadas. Primero para determinar si realmente son necesarias en el nuevo entorno de Cloud, pero luego para analizar si son viables en el nuevo entorno manteniendo las mismas funcionalidades o si por el contrario necesitas cambiar de aplicaciones, o realizar las integraciones de una forma diferente. Es bueno que, en este punto, asumas que durante el proceso habrá que realizar renuncias: no todo funciona igual en el entorno de Cloud.

Decidir el plan de suscripción más adecuado para la instancia: el planteamiento de suscripción y licenciamiento en la nube es diferente, por lo que habrá que analizar para cada producto cuál es la versión más adecuada, teniendo en cuenta las diferencias de funcionalidades y precio en cada caso. Atlassian ofrece a todos los usuarios de Server una prueba gratuita ampliada para probar las funcionalidades de Cloud durante el tiempo que sea necesario. De esa forma se puede realizar la migración con más holgura, teniendo meses gratuitos en la nube.

TIP 1

Si en este punto ya has podido calcular la magnitud de tu migración, quizá necesites ayuda. Ahí es donde puedes llamarnos. Como partner de Atlassian te ayudaremos con este proceso. Cuando lo realizas muchas veces eres capaz de anticiparte a lo que podría pasar y los riesgos se minimizan exponencialmente.

Fase 2: Planificación

Realiza esta fase de 2 a 3 meses antes de la migración

Si en el paso 1 ya has decidido que efectivamente la migración se llevará a cabo, entonces empieza la planificación: qué pasos tendremos que seguir para alcanzar el objetivo y cuál será la mejor estrategia.

Tras el análisis previo realizado en la fase 1, realiza un segundo análisis para validar si efectivamente es necesario migrar todos los datos y qué volumetría final quedará en la instancia. Será vital a la hora de trazar el plan más adecuado.  Los puntos más importantes son la complejidad de la configuración (muchos flujos de trabajo personalizados, por ejemplo) y la cantidad de datos que tengas y el espacio que ocupen.

En este punto será de vital importancia valorar el planteamiento elegido para la gestión de usuarios. El funcionamiento en Cloud es completamente diferente al entorno Server. No solo configurando tu organización, para poder implementar políticas de SAML SSO, sino para verificar los dominios de tu compañía y reclamar las cuentas de los usuarios. Si además quieres sincronizar tu Directorio Activo, establecer políticas para los usuarios y, en definitiva, hacer una gestión unificada de todas las cuentas, entonces tendrás que plantearte también Atlassian Access.

Decide el método de migración más adecuado

Esto dependerá de la estrategia global de migración: migrar solo datos activos, migrar el 100% de los datos, migrar solo algunos proyectos o espacios o migrar el 100% , realizar la migración a una nueva instancia de Test, migrar solo a un grupo de usuarios…

Y por último, prepara un plan lo más detallado posible:

• Qué actividades hay que realizar.
• En qué orden.
• Quién las llevará a cabo.
• Durante cuánto tiempo.
• Qué dependencias existen entre ellas.

Esto facilitará que durante todo el proceso tengas claro el punto exacto en el que te encuentras y los posibles riesgos y desviaciones. Ten en cuenta que para realizar la migración de la forma más ágil posible, tienes a tu disposición el asistente de migración de Atlassian, pero solo podrás utilizarlo si los productos están en una versión lo suficientemente actualizada. Es momento en el que también debes evaluar este punto para no llevarte una sorpresa con el proyecto más avanzado.

TIP 1

Este asistente para la migración no cubre el 100% de los escenarios y hay que usarlo con mucho cuidado, siguiendo todos y cada uno de los pasos en orden y sin saltarse ni una coma. Es la única forma de que el proceso salga bien.

TIP 2

Si has llegado hasta aquí, habrás notado que este proceso requiere de un trabajo en equipo. Ya no solo de los administradores de la instancia, sino también de los usuarios de la organización. Es importante que crees un equipo de usuarios que puedan difundir el mensaje, formar a los usuarios, acompañarlos durante el proceso… todo el mundo debe sentirse parte para asegurar el éxito.

Fase 3: Preparación 

Realiza esta fase de 1 a 2 meses antes de la migración

Empieza a comunicar el plan de migración con los miembros del equipo, las partes interesadas y los usuarios. Que a nadie le pille por sorpresa, que todo el mundo esté advertido de los plazos que se seguirán y en qué orden.

Prepara la instancia de Server para que esté lo más limpia posible, siempre hay algún rincón más donde se pueda rascar: limpia todo lo posible antes de realizar la migración: minimiza las personalizaciones, identifica proyectos inactivos o esquemas no utilizados.

TIP 1

Pon especial atención en el número de usuarios de tu instancia. Verifica que la instancia de Cloud tenga espacio para todos los usuarios que quieres importar, para evitar fallos durante la importación. Idealmente, trabaja con una suscripción mensual durante todo el proceso, y cambia a una suscripción anual solo cuando el proceso haya terminado.

Fase 4: Pruebas

Realiza esta fase de 2 a 4 semanas antes de la migración

Esta fase es probablemente más importante que la migración en sí. Nos asegura que el plan que hemos trazado funciona, pero además nos permite realizar cualquier tipo de ajuste o reconfiguración antes de llevar a cabo la migración definitiva.

Si no lo has hecho ya, ha llegado el momento de hacer una copia de seguridad de todos los datos. Asegúrate de que toda la información está a buen recaudo antes de realizar un cambio tan importante como el que vas a llevar a cabo.

Ejecuta una migración de prueba para familiarizarte con el proceso, entender correctamente el asistente de migración, aclarar algún punto si no estuviera claro…

Recuerda que las aplicaciones no se migrarán de forma nativa, así que es buen momento para instalarlas en la instancia de Cloud, verificar que su funcionalidad es la esperada y calcular el tiempo necesario para reconfigurarlas o llevar a cabo los ajustes que sean necesarios en cada caso.

Si es posible que algunos usuarios realicen pruebas en la instancia, mejor aún. Ellos son las personas que más conocen su flujo de trabajo, los campos que utilizan… en caso de error, serán los primeros en detectarlo. Además, serán los primeros usuarios en conocer la nueva instancia e ir asimilando los cambios que supone.

Si todas las pruebas han funcionado correctamente, entonces ya puedes decidir la ventana de migración: cuánto tiempo llevará y cuántas horas hacen fala para migrar todos los datos. Seguramente tendrás que realizarla fuera del horario de servicio para que los usuarios no se vean afectados: por la noche, en un fin de semana o en algún momento en el que el equipo no necesite acceder a la instancia.

TIP 1

Al ejecutar la migración de prueba, habrás descubierto que realmente existe una doble verificación de datos: una verificación en el momento en el que se crea la migración y una segunda en el momento en el que se ejecuta. Atlassian quiere asegurarse de que todo se hace correctamente y no se nos escapa nada en el proceso. En realidad, velan porque los datos, entornos y el proceso en sí, no vaya a fallar en ningún punto.

Esto en sí mismo es una ventaja, pero hay que entender que si se crea la migración en el momento en el que se va a migrar, van a realizarse 2 verificaciones consecutivas, lo que puede demorar varias horas solo en verificar datos.

Nuestro consejo es que, cuando vayas a realizar una migración, no esperes a la fecha acordada para crear la migración en sí. Hazlo antes, verifica la migración, y deja solo para el día acordado esa segunda verificación cuando la ejecutes.

En definitiva, ¡ahorra tiempo!

TIP 2

Nuestra recomendación es que realices una primera migración inicial solo con los usuarios, preservando así toda la información de sus grupos, llevando también a los customers o clientes del portal a este nuevo entorno, de forma que al migrar los proyectos todos los usuarios existan en Jira y podamos evitar posibles errores. Durante el proceso de migración, cuando los tickets se vayan creando, se irán asignando a los usuarios correspondientes, pero puede suceder que, si los usuarios no estaban creados todavía, algunas issues den error y no se hayan creado.

TIP 3

Será vital una correcta comunicación con los usuarios durante todo el proceso: no solo de los momentos clave, también de los cambios implementados, de las formaciones que se realizarán, de las ventanas para resolución de dudas o de los usuarios a los que acudir si algo no está claro. Ese equipo de usuarios que se ha creado al inicio del proyecto serán una pieza clave.

Fase 5: Migración

Realiza esta fase el día o días que dure la migración

Ha llegado el día de ejecutar la migración en el entorno de Producción definitivo. Sin miedo, ya has probado todo lo posible antes de llegar a este punto, el plan está claro, las actividades a realizar también y los usuarios están avisados, ha llegado el momento.

Ejecuta todos los pasos tal y como estaba previsto, no es momento de improvisar.

Instala o migra las aplicaciones de terceros que también forman parte de tu instancia.

Verifica que todos los datos se hayan migrado según lo esperado y que todo funcione correctamente.

TIP 1

Configura la instancia de Server de tal forma que los usuarios ya no puedan crear tareas o nuevas páginas. Confluence se puede configurar de solo lectura y los permisos de Jira se puedan cambiar de tal forma que los proyectos solo permitan el acceso pero no la creación de tickets o la edición de los ya existentes. Esto facilitará, por un lado, que los usuarios no sigan usando esta instancia por error, y prevendrá que se sigan creando nuevos elementos en ella.

TIP 2

Para continuar con la política de comunicación fluida, quizá es interesante que comuniques un banner en la instancia de Server para avisar a los usuarios del nuevo entorno de Cloud donde se está trabajando.

Fase 6: Lanzamiento

Realiza esta fase de 1 a 4 semanas tras la migración

Ahora que ya ha pasado, no te olvides de la comunicación que llevaste a cabo hasta este momento: haz saber a todo el mundo que se ha migrado, pregunta qué necesitan saber, documenta las preguntas frecuentes… toda aquella información que pueda ser importante para los usuarios, los enlaces más demandados o pequeños consejos para interactuar con la nueva instancia.

Prepara al equipo de administradores para que durante las primeras semanas tras la migración identifiquen y analicen posibles problemáticas o comentarios de los usuarios.

TIP 1

Mantente al día de las novedades en Cloud. En este entorno hay cambios continuos y nuevas funcionalidades que tendrás que revisar, analizar y ver de qué manera puedan llegar a impactar sobre la configuración actual de la instancia.

TIP 2

Y por último: ¡no te olvides de celebrar el éxito!

Y si necesitas ayuda con tu migración, no dudes en contactarnos.