¿Cuáles son los tipos de acceso en Confluence Cloud?

Confluence es una herramienta colaborativa enfocada para diferentes equipos que trabajan o quieren trabajar en conjunto en una herramienta centralizada. Esto es, tener toda la información en un solo sitio tanto para consulta y edición, gracias a sus páginas dinámicas que dan lugar a la creación, captura, organización y colaboración para cualquier proyecto.

Pero lo maravilloso de Confluence no termina aquí. Este conocimiento se comparte no solo con usuarios internos a tu organización, sino que ahora puedes permitir también que cualquier persona vea, edite y/o colabore en contenido en tiempo real dentro de tu espacio, según los permisos de acceso que les brindes.

Además de los usuarios internos, que son los usuarios que ocupan una licencia de pago, existen otros tipos de usuarios dentro del ambiente de Confluence. En este artículo aclararemos cuáles son todos los tipos de acceso a Confluence. ¡Vamos allá! 👇

Usuarios invitados o Guest Users

Como su propio nombre indica, estos usuarios son “invitados” en nuestro espacio. Veamos algunas de sus principales características:

☝️ Acceso a un solo espacio a la vez

A diferencia de los usuarios normales de Confluence, estos usuarios solo pueden acceder a un espacio a la vez (espacio asignado por el administrador) y ese acceso tendrá ciertas limitaciones dentro del espacio. Este tipo de perfil se utiliza para cualquier persona ajena a tu organización, como contratistas, agentes/agencias, socios, clientes, etc.

💻 Uso de funciones básicas

Estos usuarios solo pueden utilizar funciones que permiten la colaboración básica, como agregar comentarios y visualización del contenido (limitado a un espacio único). Es importante resaltar que otras funcionalidades de Confluence como Team Calendar, Atlassian Intelligence y Analytics, no están disponibles para los usuarios invitados.

📖 Limitación al directorio de usuarios

Confluence bloquea el acceso a los invitados al directorio de usuarios, es decir, no puede mencionar personas (@mention). Tampoco utilizar la pestaña de Teams, en la barra superior, búsqueda de usuarios (user search) y los campos de selección de usuarios (user picker).

🚦 Permisos por defecto

Por defecto, los usuarios invitados tendrán la siguiente configuración de permisos:

Un aspecto a tener en cuenta para los usuarios invitados es que, si bien su acceso es limitado para un solo espacio, si dentro de la instancia de Confluence Cloud existen espacios de acceso anónimo (Anonymous access), cualquier usuario Guest que tenga acceso al producto Confluence podrá acceder a estos espacios que permitan a los usuarios anónimos. Incluso si el usuario invitado (Guest) con acceso al producto no tiene un espacio asignado por el administrador.

Enlaces Públicos o Public Links

Los enlaces públicos permiten compartir páginas de Confluence abiertamente en modo lectura (view-only).

🪄 Enlaces mágicos

Estos enlaces públicos son “mágicos”, ya que permiten compartir contenido de Confluence sin brindar acceso a Confluence en sí. Estos enlaces públicos solo están disponibles en los planes de pago de Confluence (Estándar, Premium y Enterprise).

🛑 Limitación de contenido

El contenido disponible para compartir a través de enlaces públicos son solo páginas y whiteboards. Cualquier otro tipo de contenido dentro de Confluence (blogs, bases de datos, etc.) no podrá compartirse por estos enlaces.

🔗 Enlaces únicos

Los enlaces públicos se pueden habilitar o deshabilitar (por el administrador). Los enlaces públicos son únicos. Si se desactiva un enlace público, las personas que tengan ese link no podrán acceder; pero si luego se vuelve a activar, las personas podrán acceder nuevamente a la página, ya que es un mismo y único enlace.

Es importante considerar que las personas con quien compartas el enlace público, podrán compartirlo a su vez con más personas.

🛡️ Seguridad de los enlaces públicos

Aunque el enlace público puede difundirse libremente, no te preocupes por su seguridad: contiene la versión segura y de solo lectura de la página. Además, este enlace público no puede ser “Googleado”, es decir, los motores de búsqueda de Google no pueden indexarlo. Ni ningún otro motor de búsqueda.

Acceso anónimo o Anonymous Access

El último tipo de acceso que veremos es el acceso anónimo. Estos accesos se configuran a nivel de espacio en Confluence, es decir, es una propiedad que habilita el espacio en sí como es espacio “público o abierto”. Ahora, vamos a resolver algunas de las dudas más frecuentes sobre este tipo de acceso:

👤 ¿Qué es un usuario anónimo?

Un usuario anónimo es un usuario que no ha iniciado sesión dentro de tu instancia de Confluence. Por ejemplo:

• Cualquier usuario de internet.
• Un miembro de tu organización que no tiene una licencia pagada de acceso a tu instancia de Confluence.
• Alguien que tiene una licencia dentro de tu organización de Confluence pero que no ha iniciado sesión en la aplicación.

Esta característica de Confluence es muy útil cuando es necesario compartir contenido como bases de conocimiento (knowledge base), o contenido que puede ser accedido por y para cualquier persona que no tiene una licencia de acceso a tu instancia de Confluence. Esto significa que estos usuarios sin licencias pueden ver y colaborar en contenido sin tener que consumir tus licencias de pago para usuarios.

🌐 ¿Cuál es la diferencia con los enlaces públicos?

A diferencia de los enlaces públicos cuando se pone un espacio y su contenido a disposición de usuarios anónimos, significa que cualquier persona en internet puede acceder a él. Esta función, no permite limitar el acceso a algunas personas y a otras no, ya que se aplican al espacio en sí, es decir, es todo compartido con todos o nada con nadie.

🤔 ¿En qué escenarios o situaciones el acceso anónimo sería útil?

Cuando quieres o necesitas compartir mucha información con personas o usuarios no específicos (cualquiera en internet). Por ejemplo;

• Un roadmap disponible para el público
• Una base de conocimientos abierta
• Documentos de soporte

🕶️ ¿Quién puede controlar los permisos de accesos para los accesos anónimos?

El acceso anónimo para el contenido dentro de Confluence es controlado a 3 diferentes niveles:

• Global permission: el administrador o site admin del Confluence global decide si concede a los usuarios anónimos acceso a la instancia.
• Espacio: si el acceso anónimo esta activo a nivel de Confluence global, los administradores del espacio específico deben decidir si quieren conceder acceso a los usuarios anónimo. Si el acceso es concedido, los usuarios anónimos tendrán acceso a todas las paginas del espacio, a menos que se restrinja dentro de cada una de las páginas.
• Página: los usuarios anónimos no pueden ver una página cuando la configuración de acceso de esa página es solo para personas específicas. Tampoco cuando una de sus páginas principales se ha configurado para que solo personas específicas puedan acceder. Esto significa que las restricciones de visualización se transmiten a todas las paginas anidadas.

Conclusión