El cementerio de los Kanban olvidados
Si dejamos de maximizar el flujo de valor, de implementar circuitos de retroalimentación y de mejorar colaborativamente, nuestro sistema Kanban pasará irremediablemente al cementerio de los Kanban olvidados.
Kanban es un método para definir, gestionar y mejorar los productos y/o servicios que entregamos. Nos referimos a los denominados trabajadores del conocimiento, tales como servicios profesionales, trabajos o actividades en las que interviene la creatividad.
En concreto, el método Kanban se basa en hacer visible el intangible trabajo del conocimiento. De esta forma, podremos conseguir un equilibrio entre la cantidad de trabajo que es requerido o necesitado por el cliente y la capacidad de entrega de la organización.
La visualización se muestra en los llamados tableros kanban
Habitualmente los tableros kanban están organizados en columnas verticales que representan distintos estados de un proceso de trabajo.
Las actividades a realizar se representan por medio de unas tarjetas. Éstas se mueven de izquierda a derecha, pasando de una columna a otra a medida que el trabajo avanza a través del sistema. Pero esto es sólo el principio.
Si realmente buscamos un impacto y mejora en la gestión de los productos y/o servicios que entregamos, necesitamos crear un flujo de trabajo continuo y eficiente. Y para ello es importante aplicar políticas, como por ejemplo, limitar la cantidad de trabajo en progreso (WIP, del inglés Work In Progress).
En este caso, las políticas para limitar el WIP crean un sistema pull. Esto quiere decir que el trabajo es “arrastrado” al sistema cuando otro de los trabajos es completado y queda capacidad disponible; en lugar de “empujar” estos trabajos al sistema cuando hay uno nuevo demandado.
Kanban dentro de una organización
Cuando introducimos Kanban en una organización siempre tenemos en cuenta que cada organización es una red de individuos, conectados psicológica y sociológicamente para resistir al cambio.
Para combatir dicha resistencia, apelamos al acercamiento humano del cambio que Kanban nos proporciona con su famoso primer principio de gestión del cambio: “empieza por donde estés”. Por medio de este principio se consigue reducir la resistencia al cambio dentro de dicha organización.
La mejora evolutiva por encima de todo
Dado que el cambio es esencial, no hay que imponer soluciones desde diferentes contextos, sino buscar la mejora evolutiva en todos los niveles de la organización.
A partir de las prácticas actuales hay que establecer los objetivos de mejora desde la situación actual a la situación deseada. Una vez establecidos, debemos evaluar las mejoras y como éstas nos van acercando hacia el objetivo.
Pero esto sólo se consigue si tenemos en cuenta los otros dos principios de gestión de cambio de Kanban:
- Acordar en buscar la mejora a través del cambio evolutivo.
- Fomentar el liderazgo en cada nivel de la organización. Desde las contribuciones individuales de cada persona hasta las posiciones más seniors de la organización.
Y en este último principio es donde muchas organizaciones se paran. Por distintos motivos no consiguen encontrar ese camino de evolución ni de mejora de su entrega de valor. Pero tampoco consiguen que surja el liderazgo en las distintas capas de la organización.
Así, de la misma manera que, en la serie de los libros de Carlos Ruiz Zafón “El Cementerio de los libros olvidados”, existe en un viejo palacio un almacén para libros antiguos, que provienen de bibliotecas y librerías que cierran, el Cementerio de los kanban olvidados será un espacio dentro de las organizaciones.
Un espacio que se va nutriendo de esos sistemas Kanban que no han evolucionado desde las primeras creaciones, y se encuentran congelados en el tiempo.
En definitiva, un tablero pertenece al Cementerio de los kanban olvidados cuando nuestro tablero no evoluciona. Cuando creemos que hacemos Kanban, pero estamos muy lejos de los objetivos que se perseguían cuando se decidió apostar por esta metodología para maximizar la entrega de valor, minimizar los tiempos de entrega y ser tan fluido (es decir, predecible) como sea posible.
Manolo López. 4 de noviembre de 2021
