Guía completa para hacer de tu empresa un lugar más eficiente

A estas alturas creo que no es necesario insistir en que estamos en un entorno altamente competitivo, con nuevas incertidumbres sobre el futuro que nos espera por la aparición de acontecimientos imprevistos que están en todas las conversaciones de pasillo, de café, tertulias.

Cuando la palanca de sostenibilidad de nuestra empresa se centra exclusivamente en el crecimiento, aparecen más dificultades asociadas a los cambios en el ecosistema, ya sea por la aparición competidores más especializados y ágiles, o por cambios en los hábitos de consumo.

Los consumidores, tanto los individuales como los empresariales, tienen muchas más opciones de compra.

Ante una ralentización en el crecimiento, debemos mirar hacia dentro para optimizar nuestra operación, ser más eficientes en la forma en que trabajamos, reducir nuestros costes y, por tanto, mejorar la cuenta de resultados.

A esto lo llamamos eficiencia operativa, cuyo objetivo es entregar productos o servicios de la mayor calidad posible, con el mínimo de recursos necesarios para ello. Básicamente, la eficiencia operativa busca la generación de valor con el menor esfuerzo empresarial asociado.

Si simplificamos el modelo, el funcionamiento de una empresa se basa exclusivamente en ejecutar procesos que se activan bajo determinadas condiciones, y deben tener un resultado previsto. Estos procesos pueden ser financieros, de recursos humanos, de operaciones, o de marketing, entre otros.

Lo cierto es que, en la mayoría de los casos, los procesos se convierten en cajas negras en las que sabemos cuándo empiezan y cómo terminan, pero estamos lejos de comprender lo que ocurre en el interior realmente.

Entonces, ¿si exclusivamente mejoramos la eficiencia de los procesos, mejoraremos el rendimiento de la empresa? Sí…. pero con matices.

La eficiencia operativa, formulada como Process Intelligence o inteligencia de procesos, nos dice que tenemos que observar los cuatro componentes del negocio para poder disponer de una visión completa:

• Los procesos, que son la base operativa de la empresa.
• Las personas, que son las que supervisan la correcta ejecución de los procesos.
• Las métricas, que nos proporcionan información de lo que está sucediendo.
• La tecnología, que da soporte e inercia a los procesos.

Los ciclos habituales de gestión de la eficiencia operativa tienen tres fases claramente diferenciadas

1. Modelización, donde analizamos el funcionamiento actual de nuestra empresa y definimos cuál sería su funcionamiento ideal, cuáles son las competencias profesionales que requieren nuestros equipos, qué tecnologías vamos a emplear y cómo vamos a medir la consecución del valor requerido.
2. Operación, donde ponemos la empresa en marcha ejecutando los procesos y hacemos un seguimiento continuo de oportunidades de mejora, junto a la evolución de los indicadores de valor establecidos.
3. Hiperautomatización, donde empezamos a sustituir la fuerza humana por robots de tal forma que el talento quede liberado para tareas de mayor valor y se automaticen las tareas rutinarias o críticas.

Y volveríamos al inicio, en un ciclo constante de operación – observación – optimización.

En siguientes publicaciones iremos abordando cómo realizar un análisis y optimización de cada uno de los factores mencionados, así como su aplicación en distintas áreas funcionales de la empresa.