La minería de procesos como clave de la eficiencia operativa

Para conseguir la eficiencia operativa, una de las primeras realidades a las que nos vamos a tener que enfrentar es cómo funciona realmente nuestra empresa.

Partimos de la base de que el funcionamiento de una empresa se fundamenta en ejecutar procesos que se activan bajo determinadas condiciones, siguen pasos predefinidos, y concluyen con un resultado previsto. Pero ¿sabemos con certeza lo que ocurre durante ese tiempo?

Una de las habilidades que hemos desarrollado los humanos durante todo nuestro periodo de evolución es encontrar alternativas o atajos cuando encontramos algo imprevisto realizando una tarea. Esa es la base de la innovación en nuestra historia.

De la misma forma, y por nuestra vocación innovadora, cuando estamos inmersos en un proceso empresarial y nos encontramos algo imprevisto —ya sea por falta de información, por limitaciones del soporte tecnológico o por cumplimiento de plazos— en algunas ocasiones buscamos también esos atajos.

Esto no quiere decir que hagamos mal nuestro trabajo; todo lo contrario, cada uno buscamos nuestra propia eficiencia operativa, pero no siempre alineada con la definición teórica de los procesos de nuestra empresa.

Una de las dificultades a las que nos enfrentamos desde las empresas es precisamente a identificar estos actos de eficiencia operativa, personal o de equipo, que en ocasiones nos podría llevar a reflexiones sobre cómo mejorar el rendimiento de la empresa, escalando esos atajos a procesos firmes de nuestra compañía.

Y, ¿cómo podemos identificar el comportamiento real de los procesos de mi empresa? Aquí es donde la minería de procesos nos va a ayudar de forma notable.

La minería de procesos es una técnica automatizada y objetiva para analizar los procesos de negocio. Es objetiva ya que va a recuperar las evidencias que dejan nuestros sistemas a medida que se van ejecutando y no son resultado de la investigación de un analista.

Estas evidencias las vamos a encontrar en los logs de nuestros sistemas de información. Un log es un archivo que contiene todos los cambios de estados que se producen en un sistema, registrando cada cambio de estado y el sello de tiempo en que se produce.

Mediante la aplicación de técnicas de inteligencia artificial y mejores prácticas, los sistemas de minería de procesos son capaces de transformar el contenido de un log a un modelo visual.

Utiliza técnicas de análisis de datos y modelado para comprender cómo funcionan los procesos y así detectar patrones y tendencias que pueden ser aprovechados en ciclos de mejora posteriores. Se puede aplicar a cualquier tipo de proceso, desde los procesos de producción y servicios hasta los procesos de toma de decisiones y gestión de proyectos.

Va a mostrarnos las distintas variaciones de ejecución de los procesos, así como todos los bucles, repeticiones, e incluso reaperturas y marcha atrás de su evolución, identificando todas las ineficiencias existentes. Si añadimos información de contexto del proceso (equipos implicados, costes asociados, detalles de valor) podremos cuantificar el impacto dentro de nuestra organización.

Nos va a ayudar también a responder algunas preguntas que nos hacíamos al principio de este artículo: los procesos de mi empresa, ¿se ejecutan como estaban previstos? Y si no lo hacen, ¿por qué y cuándo sucede? Y muy importante, ¿cuál es el impacto económico de esas derivaciones?

En el ciclo de mejora constante de la eficiencia operativa vamos a encontrar un aliado principal en el descubrimiento y levantamiento de ineficiencias ocultas, que nos abren la posibilidad de un análisis detallado y la elaboración de un plan objetivo de optimización.

Hay múltiples soluciones en el mercado y quizá una de las complicaciones sea elegir la que más se ajusta a las necesidades de tu empresa. Como siempre, mi recomendación es que acudas a tu partner de confianza para que te asesore.

Casi todas ellas las vas a encontrar en modo SaaS, suscripción de pago a una solución en la nube, por lo que si tienes alguna limitación con respecto a la sensibilidad y leyes de protección de datos lo deberás tener en cuenta.

Estas herramientas no son la solución definitiva, ya que vas a necesitar también especialistas que sean capaces de optimizar los hallazgos que te proporcionan, identificando tanto potenciales automatizaciones (robóticas) como rediseños (remodelización de procesos). Pero de esto ya hablaremos en otra ocasión posterior.

Sin duda, la minería de procesos ha llegado para quedarse. Algunas organizaciones lo están adoptando incluso como centros de excelencia o prácticas habituales. Y, desde luego, es una de las principales bazas que tenemos para empezar para lograr la eficiencia operativa.