Limpia tu instancia de Jira Cloud
¿Por qué limpiar nuestra instancia de Jira Cloud?
Tener un entorno saneado nos ayudará a que nuestro Jira Cloud vaya mucho más ágil y rápido. Este gráfico nos puede ayudar a entender qué cosas nos penalizan en la rapidez de respuesta en nuestra instancia.
Ahora que has visto qué elementos nos afectan más al rendimiento de nuestra instancia, aquí van una serie de consejos para hacer una auditoría sobre tu entorno y poder limpiar todo aquello que no esté en uso, pero que sí está ocupando nuestro espacio. Entra en la administración general de la instancia y repasa todos estos puntos.
Campos personalizados
¿Existen campos que ya no se están utilizado? Revisa aquellos campos que no estén incluidos en ninguna pantalla, o incluso que hagan referencia a elementos que ya no tienen sentido para la organización.
Tipos de issues
¿Existen tipos de issues que no se están utilizando? Si un tipo de issue no está en ningún esquema, no se está utilizando en ningún proyecto.
Proyectos
¿Hay algún proyecto que no se actualiza desde hace al menos 2 años? Lo más probable es que nadie lo esté utilizando ya. Valora si tiene sentido archivarlo, eliminarlo, unificarlo con otro proyecto…
Flujos de trabajo
¿Hay flujos de trabajo duplicados? ¿Existen flujos prácticamente iguales? Intenta unificar y estandarizar. Lo ideal es que dentro de la misma instancia utilices los mismos nombres para estados similares.
Usuarios
¿Hay usuarios inactivos? ¿Alguno de los usuarios inactivos ha abandonado la empresa o ha cambiado de función y ya no necesita acceso? Mejor eliminarlos y dejar sitio para los nuevos usuarios.
Estable una política de revisión de usuarios y cada cierto tiempo, limpia los usuarios inactivos o los usuarios que llevan mucho tiempo sin acceder a la plataforma.
Grupos de usuarios
¿Son necesarios todos los grupos de usuarios? ¿Hay grupos duplicados? Facilita el alta de nuevos empleados teniendo claro a qué grupo pertenecen.
Aplicaciones
¿Hay aplicaciones que ya no se utilizan o que han quedado obsoletas por alguna funcionalidad nativa nueva? Comprueba qué proyectos utilizan la aplicación y habla con el equipo que la utiliza para valorar la mejor opción.
Reglas de automation
¿Hay reglas que no estén en uso? ¿Se pueden eliminar o desactivar?
Es muy importante que en este proceso decidas con tu equipo las normas básicas para vuestro patrón de limpieza. De tal forma que podáis repetir esta operación cada cierto tiempo y así aseguraros que la instancia no acumula información irrelevante y su rendimiento se ve perjudicado.
Empieza a limpiar
Cuando te animes a realizar esta limpieza, deberías empezar por aquello que sea más sencillo de detectar y que no impacte en gran medida en los equipos.
Antes de ejecutar alguna acción, avisa al equipo para que estén informados de lo que va a suceder.
Recomendamos hacer siempre un backup antes de empezar con cualquier labor de limpieza que implique eliminar algún elemento de la instancia.
Recomendaciones
Hemos recopilado en este punto una serie de recomendaciones que te ayudarán a realizar la limpieza de tu instancia:
- Pasos a seguir para archivar un proyecto: Archive a project | Atlassian Support
- Cómo borrar usuarios inactivos: Delete a managed account | Atlassian Support
- Cómo borrar grupos de usuarios: Delete a group | Atlassian Support
- Cómo desinstalar las aplicaciones que ya no están en uso: Uninstalling apps | Atlassian Support | Atlassian Documentation
- Cómo eliminar los campos personalizados que ya no se usan: Edit or delete a custom field | Atlassian Support
- Cómo borrar un issue type que ya no forma parte de ningún proyecto: Add, edit, and delete an issue type | Atlassian Support
- Cómo borrar un flujo de trabajo: Add and delete an issue workflow | Atlassian Support
- Cómo deshabilitar las reglas automáticas que ya no están en uso: Enable and disable Jira automation rules | Cloud automation Cloud | Atlassian Support
- Utilizar una aplicación del Marketplace que te ayude a auditar el estado de tu instancia, por ejemplo: Cleanup Manager for Jira | Atlassian Marketplace
Esperamos que te haya servido de ayuda y que puedas ponerlo en práctica en tu entorno 😉
