¿Minimizar costes o maximizar beneficios?

Focalizar a toda una compañía en aquello que importa y así optimizar los beneficios es algo muy complejo… pero hay una opción que nos permite hacer justamente eso, maximizar los aspectos económicos mediante un segundo sistema operativo que conocemos como SAFe (Scaled Agile Framework).

Pero antes de ahondar sobre cuáles son los mecanismos que SAFe utiliza para ello y las ventajas de este framework, hagamos una pequeña reflexión juntos: a la hora de abordar la evolución de tu empresa ¿crees que es más ventajoso focalizarse en minimizar los costes o centrarse en maximizar los beneficios?

La respuesta es sencilla si observamos que minimizar costes tiene límite y maximizar beneficios no tanto. Los costes en las empresas actuales están directamente relacionados con la capacidad de producción, por lo que es muy difícil reducirlos sin perder capacidad operativa.

Comprender nuestra capacidad, ajustarnos a la misma y aplicarla en aquellas cosas que maximicen el beneficio es el secreto del éxito. Fácil de comprender, difícil de realizar.

Reducir costes de retraso, primer objetivo cuando se busca la maximización de beneficios

Irónicamente, los costes son la clave para generar beneficios, pero no tal y como los solemos entender. Las empresas tienden a querer reducir gastos en materiales, sueldos, proveedores, etc, pero aquí hablamos de reducir los costes del retraso.

El coste del retraso responde a la pregunta de qué perdemos si decidimos posponer la producción de un determinado producto o servicio en favor de otro. Desde este punto de vista, maximizaremos los beneficios si conseguimos minimizar el coste del retraso.

Debemos invertir todo lo necesario en aquellas cosas que más beneficios pudieran darnos, intentando no reducir gastos en lo básico o estructural. Esto es el arte de repartir el presupuesto existente entre lo que más beneficio vaya a dar, o en lo que menor coste de retraso suponga. Para ello hemos de rodearnos de talento, construir con calidad, crear una infraestructura de excelencia y saber priorizar para tomar buenas decisiones sobre en qué invertir el esfuerzo disponible.

El primer principio de SAFe reza: “Take an economic view” o, lo que es lo mismo, toma todas las decisiones aplicando una perspectiva económica. Esto implica que debemos ignorar todo lo que no esté orientado a obtener ese fin.

SAFe, además, ayuda a poner foco en los objetivos gracias a una nueva organización virtual que contiene todos los mecanismos de sincronización (reuniones, etc) necesarios para trabajar. Esto implica que la gestión del día a día debe girar en torno a esta organización virtual, quedando la “vieja” organización jerárquica para meros fines estructurales. Si no sabemos desembarazarnos de todos los mecanismos que implicaba hacer funcionar la vieja maquinaria y sustituirlos por los de la nueva organización virtual, estaremos yendo en contra de este primer principio de SAFe.

Los mecanismos esenciales de SAFe

Conocemos empresas que no saben desembarazarse de la vieja maquinaria y, por ello, ven como algo inviable tratar de poner en marcha mecanismos esenciales y muy potentes de SAFe, como las Innovation and Planning Iterations. Si echamos cuentas veremos que, siguiendo las recomendaciones del framework, los equipos tienen disponibles más de dos tercios de su tiempo total para dedicarlos al desarrollo de soluciones, descontando reuniones o ceremonias de sincronización, feedback y espacios para el aprendizaje y la innovación. Las reuniones en SAFe dan respuesta a cualquier necesidad de seguimiento, información, métricas, sincronización, comunicación o estrategia que pudiera hacer falta. Y esto incluye la reunión de SAFe por antonomasia: la PI Planning.

Sí, debemos invertir en PI Plannings, lo que implica gastos de transporte y hoteles de, probablemente, un centenar de personas que se reúnen durante dos días en los que aparentemente no hacen su trabajo. Preguntémonos cuál es el coste de iniciar un plan sin que todos los implicados se hayan alineado en unos objetivos claros entendidos por todos. Lo que está en juego, si no hacemos una PI Planning en tiempo y forma, es el coste de no haber asegurado que todos harán lo correcto durante los próximos 3 meses. A poco que echemos cuentas, sale mucho más rentable hacerla que no hacerla.

SAFe es una solución eficaz, sólida y duradera para conseguir que tu empresa se adapte de forma rápida a los cambios del mercado, una solución que requiere de un cambio de mentalidad.

Y piensa que, ante situaciones adversas, hay alternativas a recortar sueldos, personal, presupuestos o tiempo dedicado a ceremonias esenciales en SAFe. Si quieres superar una cuesta ponerle una cadena de baja calidad a la bici te permitirá recortar gastos, pero probablemente conseguirá hacer que no llegues a tu destino.

¿Cuál va a ser tu enfoque?