Nueva funcionalidad en el centro de ayuda de Jira Service Management Cloud

El mes pasado, Atlassian presentó una nueva funcionalidad para personalizar el centro de ayuda de Jira Service Management en Cloud. Se llama Topics y ha venido para permitirnos organizar el contenido del centro de ayuda de una forma más visual y ayudar a los usuarios a tener una mejor experiencia de navegación.

Como administradores de Jira, ahora podemos crear «Topics» agrupando cualquier tipo de elemento visible en el portal: artículos de conocimiento y Request types, de un solo portal o de varios portales diferentes. Al margen de cuántos portales tengamos, o qué tipo de peticiones ofrezcamos a nuestros clientes, podemos agruparlas de una forma más natural, por temática, por funcionalidad, por objetivo… en definitiva, de la forma en la que sea más intuitivo y útil para el usuario final.

La creación es extremadamente sencilla. Solo si eres administrador de Jira, podrás personalizar el centro de ayuda y crear un nuevo Topic. A partir de aquí, solo tienes que decidir qué incluir en tu nuevo Topic, darle un nombre y añadir una breve descripción si lo necesitas. Una vez lo hayas creado, puedes decidir si hacerlo visible o no para los usuarios, editarlo en cualquier momento y eliminarlo permanentemente si ya no quieres resaltar ese contenido.

Fuente de la imagen: Atlassian

¿Qué es lo más importante sobre esta nueva funcionalidad?

Tienes que ser administrador de Jira para poder crear y administrar Topics en tu centro de ayuda.

Necesitas tener más de 1 portal en tu centro de ayuda. Si no, no podrás configurar el layout y por lo tanto añadir nuevos Topics.

Es necesaria una licencia de Jira Service Management Premium o Enterprise. Si cambias de plan a uno estándar o gratuito y ya tenías Topics creados, quedarán ocultos hasta que vuelvas a cambiar de plan, que podrás editarlos y hacerlos visibles de nuevo en tu centro de ayuda.

Puedes crear hasta 15 Topics en tu centro de ayuda. Cada uno tendrá una URL única y una página propia con el contenido seleccionado.

Los Topics por ahora no tienen configuración de permisos. Esto quiere decir que cualquier cliente que entre en el centro de ayuda podrá verlos. Una vez entre en algún Topic, solo verá aquellos contenidos a los que sí tenga acceso.

¿Cómo sacarle el máximo partido?

Esta funcionalidad puede resultarte útil si quieres resaltar algún procedimiento que afecta a varios equipos, por ejemplo. A pesar de que cada uno tenga sus peticiones en diferentes portales, puedes centralizarlas todas y ayudar al usuario a que localice toda la información de una forma más sencilla e intuitiva. A nivel diseño, nos permite un nivel más de personalización del centro de ayuda, pudiendo mejorar la apariencia y visibilidad.