Proyectos Team Managed VS Company Managed

Con la llegada de Jira Cloud también llegó una nueva tipología de proyectos. Solo en este ecosistema es posible crear proyectos de Jira de dos tipos diferentes: Team-managed (proyectos gestionados por el equipo) o Company-managed (proyectos gestionado por la empresa).

Cada uno de ellos tiene sus propias funcionalidades. A lo largo de este artículo te las explicaremos con todo lujo de detalles para que puedas escoger el que mejor se adapta a tus necesidades.

Team-managed (Gestionado por el equipo)

Los proyectos gestionados por el equipo son perfectos para equipos que desean comenzar rápidamente y controlar sus propios procesos y prácticas, de principio a fin, en un espacio autónomo. Por defecto, cualquier usuario con el permiso global «Crear proyectos administrados por equipos» puede ir al menú desplegable de Proyectos en la barra de navegación principal y crear un proyecto administrado por el equipos.

Spoiler: este permiso global se puede restringir si no queremos que cualquier usuario cree este tipo de proyectos.

Como resultado, quien crea el proyecto se convierte en su primer administrador. Puedee agregar más administradores de proyecto según sea necesario. Esos administradores pueden realizar los ajustes que quieran y configurar el proyecto a su antojo, tienen una automía total. 

Por si algún administrador de Jira está leyendo esto: estas configuraciones se aplican única y exclusivamente a este proyecto, no afectan a ningún otro. Cada adaministrador de proyecto puede decidir la configuración que quiera, sin posibilidad a utilizar una configuración estandarizada.

Entremos en detalle en las características principales de estos proyectos:

Simplicidad y agilidad:

Estos proyectos están diseñados para equipos que desean empezar rápidamente, con un proceso simple y una configuración básica.

El proceso de creación es sencillo y permite a los equipos trabajar en su proyecto con la máxima agilidad.

Uno de los problemas más recurrentes en grandes corporaciones, es la lentitud a la hora de crear nuevos proyectos en Jira. Normalmente es necesario pasar por procesos de aprobación o por flujos bastente largos para hacer la petición.

La propia configuración del proyecto también es sencilla para cualquier nuevo usuario. Tan solo podrás configurar los menús principales del proyecto:

Acceso:

Los miembros del equipo pueden tener más control sobre cómo se organiza y gestiona el proyecto. Ellos mismos serán los responsables de administrar este proyecto y hacer las modificaciones que necesiten en cada caso.

El acceso al propio proyecto también se simplifica al máximo. Solo hay 3 posibles permisos para acceder: privado, limitado o abierto.

También es cierto que la responsabilidad de lo que pase en ese proyecto recaerá sobre el equipo. En este caso los administradores de Jira no accederán a realizar modificaciones o evolutivos si fuera necesario.

Personalización:

La personalización de estos proyectos también está limitada. Los miembros del equipo solo tendrán acceso a una versión reducida de las notificaciones, un panel de issue types simplificado y la posibilidad de crear reglas de automation o un tablero de seguimiento. Todo ello, con menús mucho más simples de los que nos encontramos en los proyectos Company-managed. Pensado para que cualquier persona del equipo pueda ajustar la configuración del proyecto sin tener conocimientos de administración de Jira. En este caso no hay que ser un gran conocedor de los esquemas de configuración, de cómo funciona Jira a nivel interno ni de qué elementos son necesarios en cada caso. Simplemente Jira te guiará por la información que necesitas en cuanto a qué tareas quieres usar y qué información quieres que aparezca en ella.

Flujos de trabajo simplificados:

En los proyectos Team-managed lo más habitual es trabajar con flujos de trabajo predefinidos, que vengan ya creados en la plantilla que escojamos. Pero también podemos crear nuestros propios flujos de trabajo si queremos. El editor de flujos es muy sencillo y contempla solo las funcionalidades básicas, pero puede que sean suficientes en tu caso. Como todo en este proyecto está pensado para agilizar y simplificar. Si estás pensando en un proceso complejo, con muchos pasos y que necesite de una gran lógica en las transiciones entre estados, seguramente este flujo no te proporcione el servicio suficiente.

 Visualización de proyecto:

Como la configuración es más sencilla, la apariencia del proyecto también lo es. Tanto el tablero, como el menú lateral muestra solo las opciones básicas y necesarias para el equipo. Por lo que si los usuarios no están acostumbrados a Jira, este tipo de proyectos puede resultar más cómodo y atractivo para ellos.

Los proyectos Team-managed se pueden crear para los productos Jira Software, Jira Work Management y desde hace no mucho, también para Jira Service Management.

Company-managed (Gestionado por la empresa)

Los proyectos administrados por la empresa son los clásicos proyectos de Jira que seguro ya conocéis. En ellos la configuración se comparte, los esquemas se pueden utilizar en varios proyectos y de esta forma se facilita la estandarización entre equipos y elementos de configuración. Solo los administradores de Jira pueden crear este tipo de proyectos. Una vez creado, designará al administrador de proyecto, que podrá ajustar la configuración del mismo. 

Tanto para generar este tipo de proyectos, como para administrarlos correctamente se requieren unos conocimientos básicos de administración de Jira, de ahí que no todas las personas estén preparadas para hacerlo.

Entremos en detalle en las características principales de estos proyectos:

Flexibilidad y control:

Ofrece una gama más amplia de personalización y configuración. Desde los tableros, hasta los campos, flujos de trabajo o tipos de issues.

Tanto en las configuraciones ya mencionadas en los proyectos Team-managed, como en todas aquellas configuraciones propias de un proyecto de estas características como los componentes, las versiones, la gestión de permisos…

Es la opción ideal si tu equipo trabaja con procesos más complejos, estandarizados o que requieran alguna personalización.

Es verdad que será necesario que un administrador con experiencia en Jira se encarga de la configuración para tener en cuenta todos los detalles necesarios y que todo funcione según lo esperado.

Roles y permisos personalizados:

En este tipo de proyectos, podemos decidir qué rol tendrá cada usuario o grupo de usuarios. Lo que nos da una flexibilidad total para organizar quién debe hacer qué dentro de nuestro proyecto. Además, es posible configurar el esquema de permisos para que cada rol tenga unas capacidades completamente diferentes.

Los administradores del proyecto tienen así más control sobre quién hace qué y pueden realizar ajustes que se correspondan con su realidad.

Flujos de trabajo avanzados:

Los flujos de trabajo pueden ser altamente personalizados para seguir los procesos específicos de la empresa. Ya no tenemos un editor simplificado como en el caso anterior, sino que trabajamos con el habitual editor de flujos de Jira, que nos permite realizar acciones sobre los estados y sus transiciones.

Si nuestro proceso integra múltiples fases o aprobaciones, sin duda necesitaremos que nuestro flujo de Jira pueda reflejar dicho proceso.

Visualización de proyecto: 

Los proyectos de estas características permiten una mayor personalización en cuanto a la visualización del proyecto: desde el tablero (totalmente personalizable), hasta los propios informes (más extensos), lo que permite a perfiles diferentes visualizar aquella información que realmente les aporte valor.

Si además necesitas sincronizar procesos entre múltiples proyectos y acceder a información de varios, esta sería la opción más adecuada para ello.

Consideraciones finales:

Si has llegado hasta aquí, has visto todas las funcionalidades y aún sigues teniendo dudas sobre qué tipo de proyecto crear, esperamos que con este resumen logremos resolverlas:

Tamaño y Experiencia del Equipo:

• Team-managed es más adecuado para equipos pequeños o nuevos.
• Company-managed es ideal para equipos grandes con procesos complejos y necesidades de personalización.

Complejidad del Proyecto:

• Proyectos simples y ágiles pueden beneficiarse de Team-managed.
• Proyectos más complejos y estructurados encontrarán más útil Company-managed.

Necesidades de Personalización:

• Si la empresa necesita flujos de trabajo altamente personalizados y roles específicos, Company-managed es la elección correcta.
• Para proyectos más simples que no requieren mucha personalización, Team-managed es suficiente.

En resumen, la elección entre Team-managed y Company-managed en Jira depende de las necesidades específicas del equipo y proyecto. Lo que sí es importante  es que conozcas ambos tipos, que sepas cuáles son sus funcionalidades principales y que tomes la decisión con total conocimiento 😉