Gestión de los ‘proyectos’ en SAFe. Time For SAFe Episodio 4

Épicas, hipótesis de beneficio y ciclo de lean startup

SAFe propone una fórmula alternativa a la hora de gestionar el proceso de cómo evolucionar una idea relevante de negocio y convertirla en una solución real.

La visión tradicional de la gestión de proyectos trata a las personas como recursos, con un coste asociado. Se pone foco en mantener la máxima ocupación de esos recursos y en no superar el umbral de gasto.

Además, los proyectos parten de un diseño de solución que se asume que es el mejor posible y el que aportará mejor retorno de la inversión. Para llevarlos a cabo se les dota de un presupuesto gracias al que se financiarán uno o varios equipos para implementar dicha solución. Ese presupuesto se divide, financieramente, en bolsas de dinero asociadas a los centros de coste contables de las áreas de los equipos que participan en el desarrollo, repercutiendo de esta forma el coste de la dedicación y obligando a llevar un control férreo del gasto por centro de coste.

Gestionar de esta forma lleva a tener que renegociar ampliaciones de presupuestos y/o de plazos de una forma lenta y costosa ante cualquier imprevisto.

SAFe propone trabajar de una forma muy diferente:

En SAFe los desarrollos más relevantes, que son los que se gestionan en la capa de Lean Portfolio Management, no se escriben en formato de proyecto, sino de épicas. Las épicas van madurando según avanzan por el tablero Kanban de la gestión del portfolio. Empiezan por una simple idea, que después evoluciona a una hipótesis para la épica, y finalmente se consolida en un Lean Business Case.

La ventaja que tienen estos formatos es que describen una hipótesis de beneficio para el negocio, que debe ser probada midiendo unos indicadores tempranos o leading indicators gracias a la construcción y puesta en producción de un producto mínimo viable (MVP).

Este producto mínimo viable, en caso de no poder probar la hipótesis de beneficio, puede pivotar a otro diseño de solución o directamente se puede descartar.

Así es cómo SAFe integra el ciclo de lean startup dentro de la gestión del flujo de las épicas del portfolio, y así es cómo SAFe se asegura de que toda épica o gran desarrollo que se decide implementar parte de una hipótesis probada y maximiza la probabilidad de aportación de valor.

Además, recordemos que SAFe propone no financiar proyectos o desarrollos concretos sino una cantidad fija de equipos que trabajan de forma coordinada y sincronizada (los denominados Agile Release Trains), es decir, la capacidad que tenemos para producir soluciones de una forma sostenida. Hacer esto permite, a nivel de gestión, concentrar todo el esfuerzo en decidir qué es lo que más valor tiene para el negocio e implementarlo (priorizando épicas y las features en las que se descomponen), en vez de hacer un complicado seguimiento de gastos.

También permite hacer una priorización ajustada a la capacidad real de desarrollar soluciones, evitando el malicioso patrón de presuponer que los equipos de TI deben tener una capacidad infinita para desarrollar lo que se les pide, siempre que el área de negocio peticionaria tenga presupuesto. Toda empresa que se precie tiene más ideas sobre desarrollos que capacidad real para implementarlos, y tener presupuesto para un proyecto no garantiza, asímismo, tener capacidad real para implementarlo.

Por lo tanto, sustituyamos proyectos por épicas, financiemos una capacidad estable de desarrollo y concentremos el esfuerzo en hacer una priorización de desarrollos ajustada a la capacidad real y con unas hipótesis de beneficio probadas.

CoE de Transformación, 18 de enero de 2022