Plantillas disponibles en Jira Service Management Cloud

Jira Service Management Cloud, ofrece una amplia variedad de plantillas de Request type (tipos de solicitud) y de Workflow (flujos de trabajo) especialmente diseñadas para distintos casos de uso: Analytics, Business, Customer Service, Design, Facilities, Finance, HR,  IT, Legal, Marketing y Sales.

Estas plantillas pueden ser de gran utilidad tanto para equipos nuevos como para aquellos equipos con más experiencia. Están diseñadas para agilizar, simplificar y disminuir el esfuerzo de configuración de un proyecto. Solo aplican a proyectos de tipo company-managed en el entorno de Service Management Cloud.

En este artículo, exploraremos algunos de las plantillas de Request type y Workflow más comunes en Jira Cloud, detallando su utilidad, configuración y cómo pueden beneficiar a diferentes tipos de usuarios.

Plantillas para Request type

Solicitud de Incidencia IT (Get IT help): Ideal para informar sobre problemas técnicos o errores en el sistema. Uno de los casos más comunes de proyectos de tipo Jira Service Management.

Solicitud de Ingreso de nuevos empleados (Onboard new employees): Para solicitar el alta de nuevos empleados a la compañía. Recuerda que también puedes usar un portal de Jira Service Management para todas las peticiones de Recursos Humanos de tu compañía.

Solicitud de Configuración de VPN (Set up VPN to the office): Muy utilizado para generar una solicitud de VPN en caso que quieres acceder a material de trabajo desde fuera y de forma segura. Otra de las solicitudes más demandadas a equipos de IT.

¿Cómo utilizar estas plantillas?

Estos ejemplos de plantillas que os mostramos son muy fáciles de configurar en un proyecto de tipo Company managed. Los pasos a seguir son los siguientes:

Desde la configuración del proyecto (Project settings), navega a la pantalla de Request type y selecciona la opción Create request type. En este caso tendrás que elegir la opción de Create from template.

Accederás a una biblioteca de plantillas que muestra una variedad de plantillas de Request type disponibles que abarcan distintos casos de uso, tal como se indica en el comienzo de este artículo. Puedes explorar las categorías de plantillas o buscar el tipo de solicitud que necesitas. Obtén una vista previa de una plantilla para ver su descripción y los campos del formulario de solicitud.

Selecciona la plantilla que deseas utilizar para crear tu nueva Request type.

Se te pedirá que revises y realices los cambios deseados en los detalles de la Request type, incluidos el nombre, la descripción, el icono, el grupo del portal , el Issue type (tipo de incidencia) y su Workflow asociado. Puedes editar estos detalles más adelante en la configuración del proyecto.

Cuando estés listo para crear tu Request type, selecciona «Guardar» (Save) y el objeto de tipo de solicitud se creará y se asociará con el Issue type y el workflow seleccionados. Tal y como funciona actualmente, una vez seleccionada la plantilla, no se van a crear nuevos Issue types ni Workflows, sino que cogerá siempre una configuración existente en el proyecto.

Plantillas para Workflow template

Flujo de Trabajo Básico (Basic): Simple y directo, adecuado para equipos pequeños o proyectos sencillos.

Flujo de Trabajo de Aprobación (Simple (with approval): Para procesos que requieren aprobaciones antes de avanzar al siguiente paso.

Flujo de Trabajo de Solicitud de Análisis (Analytics request): Especialmente diseñado para equipos de datos y análisis.

¿Cómo utilizar estas plantillas?

Cada nueva Request type, ya sea personalizada o creada usando una plantilla, viene con un Workflow predeterminado basado en su Issue type. Si deseas cambiar el Workflow de una Request type específica en el company-managed project hay dos formas de reemplazarlo fácilmente por uno nuevo creado a partir de una plantilla.

Desde la configuración del proyecto (Project settings), navega hasta la pantalla Request type. Selecciona el nombre de la Request type que deseas actualizar y dentro de la pantalla de configuración, selecciona Manage workflow (Administrar flujo de trabajo) luego selecciona la opción Replace using template (Reemplazar usando plantilla).

También puedes reemplazar un Workflow usando una plantilla en la pantalla Request type seleccionando el menú More actions junto al Request type que deseas actualizar. Luego, en la sección Workflow, selecciona la opción Replace using template (Reemplazar usando plantilla).

En la biblioteca de plantillas de Workflow, puedes explorar las categorías de plantillas o buscar el Workflow que necesitas, con la opción de elegir Workflows que vienen con pasos de aprobaciones preconfigurados. Obtén una vista previa de una plantilla para ver su descripción, estados y transiciones.

Selecciona la plantilla que deseas utilizar para crear tu nuevo Workflow. Este flujo viene con un nuevo Issue type asociado, por lo que se te pedirá que revises y realices los cambios deseados en los nombres del nuevo Workflow e Issue type. Selecciona continuar y lo snuevos elementos (Workflow e issue type) se agregarán a tu proyecto y se vincularán a la Request type que previamente has elegido actualizar. Puedes editar los detalles tanto del Request type como del Issue type más adelante en la configuración del proyecto.

¿Cuándo utilizar estas plantillas?

Estos son algunos de los casos más habituales donde utilizar estas plantillas puede venirte muy bien:

Equipos nuevos en Jira Cloud: Para equipos que empiezan a utilizar Jira Cloud estas plantillas proporcionan una base sólida para empezar a organizar y gestionar tareas de manera efectiva. El uso de los tipos de solicitud prediseñados ayuda a entender cómo estructurar y categorizar diferentes tipos de trabajo. Digamos que facilita el diseño del proyecto para tu equipo.

Proyectos muy diversos: Como administradores de Jira a veces nos enfrentamos a entornos donde los proyectos son muy diversos. Gracias a la gran variedad de plantillas disponibles podemos hacer que cada proyecto sea único. Por ejemplo, una agencia de Análisis de datos puede utilizar el «Flujo de Trabajo de Solicitud de Análisis» (Analytics request) para proyectos internos y el «Flujo de Trabajo de Aprobación» (Simple (with approval) para proyectos con clientes externos. Sin necesidad de crear flujos específicos.

Equipos en evolución: A medida que un equipo crece o evoluciona, es probable que sus procesos y necesidades cambien. Las plantillas de flujo de trabajo predefinidas ofrecen la flexibilidad necesaria para ajustarse a estos cambios sin tener que empezar desde cero en la configuración, como puede suceder cuando se crea un proyecto en blanco.

Consejos para personalizar plantillas

Si ya has decidido que vas a usar alguna de las plantillas de Atlassian, ten en cuenta estos consejos:

Ajuste de Estados y Transiciones: Personalizar los estados y transiciones en los flujos de trabajo puede adaptar las plantillas a procesos específicos del equipo o proyecto. A veces es útil utilizar una nomenclatura que sea reconocida por todos.

Agregar Campos Personalizados: Incluir campos personalizados en los tipos de solicitud puede recopilar información crucial para el equipo, como prioridades, fechas límite o detalles específicos del cliente. Las plantillas de Atlassian solo traen campos por defecto, dales un toque personal añadiendo los campos más relevantes para ti.

Conclusión

Las plantillas de tipos de solicitud y de flujo de trabajo (request type y workflows templates) en Jira Cloud son un recurso que nos pueden ahorrar tiempo cuando estamos empezando con Jira, o si no tenemos claro el diseño que queremos para nuestro proyecto. Si tenemos claro el diseño o hay muchos requisitos que cumplir, merece la pena empezar desde cero para no arrastrar una configuración que finalmente no vamos a utilizar.

Recuerda que una de las partes más importantes a la hora de trabajar en Jira Cloud es precisamente el diseño del proyecto y cómo cubrir las necesidades del equipo. A partir de ahí, vendría la configuración y uso por parte del equipo y la evolución para adaptarse a los cambios futuros.