Cómo diseñar la arquitectura en Confluence según la organización interna de la empresa
Confluence y Jira hacen una combinación perfecta con la que se transforma el modo en que los equipos colaboran en sus proyectos.
Algunas de las ventajas son:
- Desaparece la necesidad de utilizar carpetas y unidades compartidas y se optimizan las búsquedas de información. Todo se organiza en el mismo lugar.
- Permite que la información esté más accesible, disponible siempre y para todos.
- Favorece la colaboración y el seguimiento de los temas.
- Aumenta la eficiencia.
Diseño de la arquitectura en Confluence
Una de las primeras premisas para que esta combinación sea la más óptima es previamente diseñar la arquitectura en Confluence, algo que te explicábamos cómo hacer en este artículo sobre estrategias de arquitectura.
Pero esta estrategia se debe plantear y planificar de un modo diferente según las necesidades y particularidades de cada empresa.
Hoy te traemos cuatro ejemplos de escenarios iniciales y una recomendación de arquitectura para cada uno.
Escenario 1
La empresa se organiza por áreas, divididas en distintos departamentos que a su vez se dividen en distintos equipos.
Arquitectura recomendada: disponer de un espacio para la organización privado y visible por todos, donde se comparta la información relevante y el enlace a los espacios de las distintas áreas.
Ventajas: cada departamento puede gestionar la información según sus propios procedimientos, de forma independiente.
Inconvenientes: no es posible estandarizar espacios por departamento, ya que podríamos organizar la información de forma totalmente distinta, y por tanto, si se necesita recoger información de los espacios de departamento a nivel de área hay riesgo de duplicar la información. Podemos evitar esto si cada departamento se organiza de forma diferente y comparten al menos una página estándar de información general con las áreas.
Escenario 2
La empresa se organiza por áreas, divididas en distintos equipos. Las distintas áreas colaboran entre sí para sus tareas operativas y comparten información.
Arquitectura recomendada: tener un espacio privado por área, con información relevante de coordinación y gestión de área. O tener un espacio privado por proyecto/cliente, equipos dedicados, información operativa en Jira.
Ventajas: toda la información sobre proyectos/clientes está ubicada en su espacio correspondiente, facilitando la creación, mantenimiento y búsqueda de la información relacionada.
Inconvenientes: existe una mayor complejidad para mantener estandarizados los espacios de los proyecto/clientes. Será necesario el uso de plantillas para la creación de estos espacios de manera que todos sigan la misma estructura.
Escenario 3
Una empresa que se organiza por equipos. Los equipos realizan tareas operativas de forma recurrente.
Arquitectura recomendada: un único espacio privado para la organización, donde cada equipo tiene su página.
Ventajas: toda la información relacionada con la base de conocimiento de la organización está ubicada en el mismo espacio, permitiendo compartirla y mantenerla fácilmente entre todos los equipos.
El mapa de la arquitectura es simple y fácilmente comprensible por todos interesados, con cualquier perfil, dado que solo hay un espacio donde se organiza toda la información.
Inconvenientes: debe implementarse un procedimiento para la gestión de la documentación de la base de conocimientos en base a etiquetas que facilite la búsqueda, dado que se ubica en un solo espacio.
Dentro de un mismo espacio no es posible utilizar páginas con el mismo nombre, es necesario especificar una nomenclatura de páginas de ayude a la organización de la información dentro del espacio.
Escenario 4
Una empresa en la que las diferentes áreas tienen funciones muy distintas y no colaboran entre sí para sus tareas operativas, pero comparten información.
Arquitectura recomendada: será muy útil tener un espacio por área, privado, con parte visible compartida con la organización y accesible a través del enlace del espacio de la organización y parte privada para los departamentos del área.
Ventajas: se facilita la colaboración entre equipos del mismo departamento y permite implementar guías para la creación y mantenimiento de la información, en base a los procedimientos del departamento al que pertenecen.
Inconvenientes: existe una mayor complejidad en la configuración y mantenimiento de permisos para permitir visibilidad sobre las páginas compartidas entre distintas áreas y distintos departamentos (permisos a nivel de páginas).
Carmen Climent y Marc Cano 14 de febrero de 2023
