Síntomas de que tu proceso de transformación está estancado y posibles tratamientos

Muchas organizaciones deciden adoptar nuevos marcos de trabajo para mejorar su velocidad de respuesta a las necesidades del mercado y aportación de valor a sus usuarios. Sin embargo, estos procesos pueden estancarse, poniendo en riesgo su sostenibilidad y resultados esperados. Identificar los síntomas a tiempo y aplicar los tratamientos adecuados es crucial para mantener el engagement de las personas en el proceso.

En este artículo, exploraremos los principales signos de que tu transformación está estancada y cómo puedes abordarlos.

¿Cómo saber si tu proceso de transformación está estancado?

Para desarrollar un proceso transformación, es fundamental que las organizaciones observen y evalúen continuamente su progreso. A continuación, exploraremos algunos de los principales síntomas que indican que estáis estancados y qué podéis hacer para desbloquearos.

1. Las dependencias no disminuyen

Uno de los indicadores más claros de que tu proceso está estancado es la falta de reducción de las dependencias entre equipos y tareas. En un entorno ágil efectivo, las dependencias van minimizándose para permitir una mayor autonomía y velocidad de entrega. Esto, a su vez, es indicador de que estamos promoviendo de manera efectiva una cultura de colaboración y un modelo organizacional y operativo que es eficiente.

Con Scrum for Jira puedes trackear y gestionar de manera sencilla las dependencias entre equipos, así como medir a lo largo del tiempo si éstas van disminuyendo, o no.

2. Los ciclos de entrega se están prolongando

Si notas que los ciclos de entrega de productos o funcionalidades se están alargando, es una señal de que algo no está funcionando correctamente. Los marcos de trabajo ágiles deberían permitir entregas rápidas y frecuentes. Es probable que no estéis aplicándolos de la manera correcta o que tengáis estructuras en la organización que impidan esta agilidad en las entregas y que las nuevas formas de trabajo funcionen según lo esperado.

3. Incremento o bloqueo en el número de defectos

Un aumento en la cantidad de defectos en los entregables, o un bloqueo en el proceso de mejora de la calidad, es un síntoma de problemas en el proceso de transformación. Esto puede indicar falta de pruebas adecuadas, comunicación ineficaz o problemas de integración, así como una cultura que no es la más adecuada. Una de las situaciones que más frecuentemente me he encontrado es que hemos renunciado a cuidar de la calidad porque «lo que miden es lo rápido que entregamos, o lo predecibles que somos».

4. Escasa participación en las retrospectivas

Las retrospectivas son una parte crucial de la agilidad para identificar y resolver problemas. Si notas una participación baja o poco entusiasmo en estas reuniones, es un signo de que el equipo no está comprometido con la mejora continua, o no le ha visto, hasta el momento, utilidad a estos eventos.

5. Falta de actualización en los tableros

Si los tableros no se actualizan regularmente, es una señal de que el equipo no está siguiendo los principios ágiles. Estos tableros son esenciales para la transparencia y la visibilidad del progreso, su actualización continua garantiza que estamos teniendo conversaciones que giran en torno a la entrega de valor.

Sí, además, detectamos que los tableros se actualizan únicamente antes de una Review, Planning o similar, significa que los equipos no le ven realmente el beneficio a utilizar la gestión visual para su día a día, sino que a usan únicamente porque les han dicho que hay que hacerlo, es decir: no están «enganchados» (lo que llamamos engagement) al proceso de transformación.

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Tablero kanban en Jira

6. Falta de mejora continua

Si no se observan mejoras en los procesos y resultados, es una señal de que el equipo no está aplicando adecuadamente los principios ágiles. La mejora continua es fundamental para cualquier transformación, y su ausencia puede indicar problemas de fondo en la implementación de los marcos de trabajo y la transformación cultural.

7. Roles y responsabilidades poco claros

Cuando los miembros de los equipos no tienen claridad sobre los roles y responsabilidades, la eficiencia y la cohesión del equipo pueden verse gravemente afectadas. Esto puede llevar a confusión, duplicación de esfuerzos y pérdida de tiempo. Además de a la ya mencionada falta de confianza en el proceso de transformación y las nuevas formas de trabajo.

8. Líderes que bloquean el proceso

Reconocer estos síntomas es solo el primer paso. Es igualmente importante entender por qué el estancamiento puede ser tan perjudicial para tu organización y cómo puede afectar a largo plazo.

Aquí te dejamos el enlace a uno de nuestros principales casos de éxito manejando este tipo de situaciones e impulsando el proceso de transformación.

Por qué el estancamiento es un problema

El estancamiento en un proceso de transformación puede ser perjudicial para cualquier organización. Cuando un equipo o toda una organización se queda estancada, esto no solo afecta la eficiencia operativa, sino que también se reduce la confianza en el proceso, comprometiendo la capacidad de adaptación al cambio del ecosistema. La gestión del cambio juega un papel crucial en superar estos desafíos.

Contar con profesionales capacitados en gestión del cambio puede marcar una gran diferencia. Nosotros disponemos de las herramientas y el conocimiento necesario para guiar a las organizaciones a través de las dificultades de la transformación, asegurando que los equipos permanezcan comprometidos y que los procesos se ajusten según sea necesario. ¿Quieres saber más? ¡Aquí te lo contamos todo!

Posibles tratamientos para revitalizar tu proceso de transformación

Afortunadamente, hay varias estrategias que puedes implementar para revitalizar tu proceso de transformación. Estas estrategias no solo te ayudarán a superar los obstáculos actuales, sino que también fortalecerán la capacidad de tu equipo para adaptarse y prosperar en el futuro:

1. Reforzar el engagement de los equipos

Para abordar la falta de engagement, es esencial fomentar un entorno donde las personas se sientan valoradas y escuchadas. Realiza reuniones regulares para discutir los retos, dificultades y éxitos del proceso, y proporciona oportunidades para que todos contribuyan con ideas. Además, reconoce y celebra los logros de los equipos y valida los miedos que puedan surgir, ya que son naturales. Esto puede ser muy beneficioso para el proceso de engagement, al hacerlos transparentes.

2. Adaptar los procesos

La flexibilidad es clave en un proceso de transformación organizacional. Revisa y ajusta los procesos regularmente para asegurarte de que están alineados con las necesidades y objetivos de la transformación. No tengas miedo de experimentar con nuevas prácticas y enfoques para encontrar lo que mejor funcione para tus equipos.

3. Mejorar la transparencia

Implementa herramientas y prácticas que mejoren la visibilidad y la transparencia, como tableros Kanban, dailies efectivas y retrospectivas regulares. Asegúrate de que todos los miembros del equipo tengan acceso a la información necesaria y comprendan claramente las prioridades y los progresos del proceso. En este artículo te contamos cómo puedes generar dailies efectivas con el equipo, de manera que la transparencia y cultura de colaboración aumenten en tu organización.

4. Fomentar una Cultura de Cambio

Acompaña a las personas y equipos en el proceso de transformación. Un buen plan de gestión del cambio ayuda a adoptar una cultura de cambio continuo y a ganar resiliencia. Es importante obtener quick-wins y mostrar cómo pueden mejorar los resultados con las formas de trabajo adoptadas. Fomenta una cultura de aceptación y adaptación al cambio mediante la capacitación continua y el apoyo a la experimentación y la innovación.

5. Mejorar la comunicación

Para mejorar la comunicación, establece canales claros y eficientes. Utiliza herramientas de colaboración que faciliten la comunicación y asegúrate de que las reuniones sean productivas y enfocadas. Para ello, es especialmente efectivo apoyarse en facilitadores de cambio con experiencia en procesos de transformación.

Algunos ejemplos: ¿cómo lo hacemos nosotros?

Assessments de madurez

Una de las herramientas que más nos gusta utilizar en TecnoFor, es el assessment de madurez del proceso de transformación. Con estas herramientas, podemos mapear y medir el punto de la adopción de agilidad en que se encuentran nuestros clientes a lo largo del tiempo, para así trazar planes de acción concretos y personalizados, orientados a salir del estado de estancamiento e impulsar de nuevo el proceso de transformación.

¿Quieres informarte sobre cómo puedes llevar a cabo este assessment para tu organización? Si ya sospechas que hay algo en tu organización que no se adapta a las necesidades de tus clientes, o que no puedes entregar los productos o servicios adecuados, TecnoFor pone a tu disposición un formulario online desde el que analizar el estado de madurez de tu organización y las potenciales oportunidades de mejora y crecimiento. ¡Contacta con nosotros aquí!

Modelo ADKAR

El modelo ADKAR es una herramienta poderosa para gestionar el cambio y enganchar a las personas en el proceso de transformación. ADKAR es un acrónimo que representa cinco resultados necesarios para una transformación exitosa: Awareness (Conciencia), Desire (Deseo), Knowledge (Conocimiento), Ability (Habilidad) y Reinforcement (Refuerzo).

Hay dos aspectos importantes a tener en cuenta a la hora de utilizar ADKAR que nos ayudarán a desbloquear e impulsar el proceso de transformación:

• Debemos trabajar cada parámetro del primero al último, en orden: lo primero es generar Conciencia (de que la transformación es necesaria); una vez lograda, podemos trabajar el Deseo (que las personas deseen la transformación), y así sucesivamente. Algo que hacemos habitualmente, es comenzar por el Conocimiento, formando a todas las personas implicadas en las nuevas formas de trabajo, sin haber abordado previamente los dos primeros puntos.
• La transformación se considera exitosa y sostenible cuando todos los parámetros de ADKAR han sido logrados. Consideramos logrado un parámetro que ha sido absorbido por, al menos, un 70% de las personas implicadas. ADKAR cuenta con los assessments necesarios para poder medir este progreso.

Implementar este modelo puede ayudar a identificar, medir y abordar los problemas que impiden el avance, garantizando que cada persona y/o equipo esté alineado y comprometido con los objetivos del cambio.

Lean Change Management

El enfoque de Lean Change Management combina principios de gestión de cambio ágil con técnicas de Lean. Este enfoque facilita una gestión del cambio más dinámica y adaptable, permitiendo ajustes rápidos basados en la retroalimentación continua. Utilizando herramientas como experimentos, hipótesis y ciclos de retroalimentación, Lean Change Management ayuda a las organizaciones a gestionar el cambio de manera efectiva, manteniendo el proceso ágil alineado con los objetivos de negocio.

Conclusión

Identificar y abordar los síntomas de un proceso de transformación estancado es crucial para asegurar el éxito y sostenibilidad del proceso. Al reforzar el compromiso del equipo, adaptar los procesos, mejorar la visibilidad y la transparencia, fomentar una cultura de cambio y mejorar la comunicación, puedes revitalizar tu proceso de transformación y lograr que tu orgnización alcance su mejor versión.

Recuerda que la agilidad es un viaje continuo de mejora y adaptación. ¡Te acompañamos en el camino!