El cementerio de los Kanban olvidados

Si dejamos de maximizar el flujo de valor, de implementar circuitos de retroalimentación y de mejorar colaborativamente, nuestro sistema Kanban pasará irremediablemente al cementerio de los Kanban olvidados.

Kanban es un método para definir, gestionar y mejorar los productos y/o servicios que entregamos, los denominados trabajadores del conocimiento, tales como servicios profesionales, trabajos o actividades en las que interviene la creatividad.

El método Kanban se basa en hacer visible el intangible trabajo del conocimiento. Y así poder conseguir un equilibrio entre la cantidad de trabajo que es requerido o necesitado por el cliente y la capacidad de entrega que se tiene en la organización.

La visualización se muestra en los llamados tableros kanban.

Habitualmente los tableros kanban están organizados en columnas verticales que representan distintos estados de un proceso de trabajo. Las actividades a realizar se representan por medio de unas tarjetas, que se mueven de izquierda a derecha pasando de una columna a otra a medida que el trabajo avanza a través del sistema.

Pero esto es sólo el principio, si realmente buscamos un impacto y mejora en la gestión de los productos y/o servicios que entregamos necesitamos crear un flujo de trabajo continuo y eficiente. Para ello es importante aplicar políticas, como por ejemplo, limitar la cantidad de trabajo en progreso (WIP, del inglés Work In Progress).

Las políticas para limitar el WIP crean un sistema pull: el trabajo es “arrastrado” al sistema cuando otro de los trabajos es completado y queda capacidad disponible, en lugar de “empujar” estos trabajos al sistema cuando hay nuevo trabajo demandado.

Cuando introducimos Kanban en una organización siempre tenemos en cuenta que cada organización es una red de individuos, conectados psicológica y sociológicamente para resistir al cambio. Y apelamos al acercamiento humano del cambio que Kanban nos proporciona con su famoso primer principio de gestión del cambio “empieza por donde estés”. Por medio del cual, se consigue reducir la resistencia al cambio dentro de la organización.

Dado que el cambio es esencial, no hay que imponer soluciones desde diferentes contextos sino buscar la mejora evolutiva en todos los niveles de la organización. A partir de las prácticas actuales hay que establecer los objetivos de mejora desde la situación actual a la situación deseada y evaluar las mejoras y como éstas nos van acercando hacia el objetivo.

Esto sólo se consigue si tenemos en cuenta los otros dos principios de gestión de cambio de Kanban:

  • Acordar en buscar la mejora a través del cambio evolutivo.
  • Fomentar el liderazgo en cada nivel de la organización. Desde las contribuciones individuales de cada persona hasta las posiciones más seniors de la organización.

Y aquí es donde en muchas organizaciones se paran. Por distintos motivos las organizaciones no consiguen encontrar ese camino de evolución, de mejorar su entrega de valor, ni consiguen que surja el liderazgo en las distintas capas de la organización.

Así, de la misma manera que, en la serie de los libros de Carlos Ruiz Zafón “El Cementerio de los libros olvidados”, existe en un viejo palacio un almacén para libros antiguos que provienen de bibliotecas y librerías que cierran, el Cementerio de los kanban olvidados será ese espacio que existen en las organizaciones, que se va nutriendo de esos de esos sistemas Kanban que no han evolucionado desde las primeras creaciones, y se encuentran congelados en el tiempo.

Un tablero pertenece al Cementerio de los kanban olvidados cuando nuestro tablero no evoluciona, es decir cuando creemos que hacemos Kanbanpero estamos muy lejos de los objetivos que se perseguían cuando se decidió apostar por esta metodología para maximizar la entrega de valor, minimizar los tiempos de entrega y ser tan fluido (es decir, predecible) como sea posible.

Manolo López. 4 de noviembre de 2021