Elimina la prioridad y la priorización

La eliminación de variables proxy empodera a los miembros del equipo para asumir riesgos y tomar decisiones de calidad

 

Es posible que haya notado que en Kanban hemos eliminado el uso de las palabras “prioridad” y “priorización”.

Don Reinertsen se referiría a la “Prioridad” como una “variable proxy”. Es un artefacto que enmascara la información de riesgos reales, como “coste de demora”, habilidades requeridas, impacto técnico, información de costes de transacción, etc.

El objetivo con la visualización de un sistema Kanban es encontrar formas de capturar y visualizar toda la información sobre riesgos que tiene que gestionar la empresa. Las clases de servicio nos permiten hacerlo muy bien, siempre y cuando las políticas estén correctamente definidas y sean explicitas.

La “prioridad” se convierte entonces en algo que puede decidir dinámicamente cuando se toma una decisión de pull en nuestro sistema Kanban. La eliminación de las variables proxy permite a los miembros del equipo tomar decisiones de riesgo dinámicamente y con calidad, reduce la necesidad de reuniones de coordinación y mejora la transparencia. También obvia el papel de los intermediarios que determinan la “prioridad”. Esto explica en gran medida por qué no se requiera un rol como Product Owner con Kanban.

La “priorización” tampoco es necesaria con Kanban. El acto de priorizar un backlog en algún tipo de lista de clasificación implica un intento de adivinar el futuro (no se posee una bola de cristal). Dicha actividad se considera “desperdicio” en Kanban. Los backlogs deben seguir siendo una lista desordenada. Las decisiones de pull deben de tomarse dinámicamente cuando se tiene capacidad.

Reponer en una cola de entrada  

Cuando seleccionamos un trabajo para reponer (Replenish) un hueco en una cola de entrada, preferimos los términos “selección”, “programado” y “reabastecimiento”, en lugar de “priorización”, ya que no estamos priorizando un conjunto de cosas en un trabajo pendiente, estamos seleccionando algo de un backlog (normalmente) sin prioridad para colocarlo en nuestra cola de entrada.  

Programado implica que elegimos seleccionar un trabajo para el reabastecimiento de la cola en función de algún plan o programa de entrega, o en función de otra dimensión del riesgo que se esté gestionando. Es una práctica opcional, mientras que la selección y el reabastecimiento son necesarios para facilitar el flujo en el sistema kanban. 

Igualmente, cuando seleccionamos un trabajo para hacer pull desde estados previos del flujo de trabajo preferimos los términos “selección” y “ pull “, basados en las políticas de clases de servicio y de criterios de pull (también conocido como definición de hecho o criterios de salida).   

Por lo tanto, desaparecen “prioridad” y “priorización”. Se reemplazan por “perfil de riesgo” y “clase de servicio” (en vez de “prioridad”) y “selección”, “programado” y “reabastecimiento” (por “priorización”). 

Efecto del uso de los vocablos prioridad y priorización en los roles  

Usar “prioridad” y “priorización” es un desperdicio. Fomentan roles / posiciones en las personas que realizan principalmente trabajo de coordinación sin valor añadido, y aumentan los costes de transacción del flujo de trabajo en el sistema. La priorización es una actividad que se realiza en un momento que se presupone o predice el futuro.  

Kanban fomenta la toma de decisiones diferida y la priorización dinámica basada en políticas que permiten adaptarnos a los riesgos que hay que gestionar en ese momento. 

Animando a los equipos a abandonar el uso de palabras como “prioridad” y “priorización”, que están asociadas con un paradigma más antiguo, es más fácil lograr un cambio de mentalidad hacia un enfoque basado en el flujo. Este cambio de mentalidad ayuda a mejorar la calidad del diseño del sistema kanban y la gestión de riesgos. Una mejor gestión de riesgos debería conducir a una mayor satisfacción de todas las partes interesadas. 

Cuando se encuentra el rol de Product Owner en una implementación de Kanban, generalmente es un artefacto del proceso que estaba usándose antes de que se adoptara Kanban. Siguiendo los principios básicos de Kanban, “Empiece con lo que hace ahora” e “Inicialmente, respete los roles, responsabilidades y títulos profesionales actuales”, si lo que hace ahora involucra a un Product Owner, es probable que ese rol continúe por algún tiempo, hasta que se acepte generalmente que el rol se ha obviado y se encuentra un nuevo rol para esa persona. 

 

 

Referencias  

Banish “Priority” and “Prioritization”,  por David J Anderson 

 

Equipo de Transformación. 2  de septiembre de 2021.