Transforma tu negocio: Guía paso a paso para implementar la excelencia operativa

En los últimos meses, estamos viendo como se habla cada vez más de la excelencia operativa dentro del mundo empresarial. En este artículo vamos a intentar explicar todo lo que tienes que conocer sobre este concepto y cómo aplicarlo a tu negocio.

Empecemos definiendo la excelencia operativa como la implementación de prácticas y procesos que permiten a una organización maximizar su eficiencia y efectividad. Es decir, perseguimos hacer mejor las cosas utilizando menos recursos, con el objetivo de minimizar los residuos, optimizar recursos y mejorar la satisfacción del cliente. Y de paso, reduciendo los costes generales de operación.

Y sobre todo no olvides, que una vez que te metes en ciclos de excelencia operativa, estarás siempre pensando en ello. La excelencia operativa no es un destino, sino un viaje constante de mejora continua, experimentación y reflexión.

Desafíos

La excelencia operativa implica cambiar (para mejorar), y todo proceso de cambio implica enfrentarse a algunos desafíos:

• Resistencia al cambio. Las personas a menudo se resisten al cambio, sobre todo cuando potencialmente puede afectar a su estatus, su rol o sus responsabilidades. Así que vas a necesitar de un sistema de comunicación efectiva y un liderazgo fuerte.
• Falta de claridad en los objetivos. Por un lado, los objetivos tienen que ser claros y medibles, alejándose en la medida de lo posible de métricas vanidosas. Elige realmente aquellos objetivos que vayan a impactar directamente en la eficiencia de tus operaciones.
• Falta de talento, habilidades o capacitación. Vamos a necesitar probablemente nuevas habilidades y conocimientos, que es posible que puedas desarrollar dentro de tu organización, pero inicialmente puedes pedir colaboración de empresas especializadas.
• Falta de compromiso de la dirección. Es necesario el compromiso colectivo de la organización a todos los niveles. Durante el proceso pueden aparecer ineficiencias en departamentos, y el objetivo no es culpar a nadie, sino buscar siempre la mejor forma de hacer las cosas, incluso cambiando la forma tradicional en la que las hacemos.
• Inadecuada infraestructura tecnológica. Vamos a necesitar datos y para ello necesitamos tecnología que nos permita extraer, transformar y analizar la información de forma objetiva. Si bien puede suponer un incremento en el coste de la operación, el resultado final lo debería justificar.

La implementación de la excelencia operativa puede representar un desafío, pero los beneficios merecen la pena. Al optimizar las operaciones, puedes mejorar la eficiencia, reducir los costos y aumentar la satisfacción del cliente. Así que, ¿por qué no dar el primer paso hoy?

El camino hacia la excelencia operativa

1. Evaluación inicial. Evidentemente, debemos conocer nuestro punto de partida, de la forma más objetiva posible. En el caso de los procesos es más que recomendable apoyarse en técnicas como la minería de procesos. De esta forma podremos identificar áreas de mejora y establecer un punto de referencia para medir el progreso.
2. Definición de objetivos. Ya que conocemos nuestros puntos débiles, podemos empezar a definir nuestros objetivos de optimización, que deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo (SMART).
3. Desarrollo de un plan de acción detallado, con todas las estrategias y tácticas que usaremos para alcanzar los objetivos planteados. En este punto, las herramientas de minería de procesos, nos proporcionan escenarios de simulación (gemelos digitales) en los que podemos verificar ciertas hipótesis aplicando, por ejemplo, la automatización robótica (RPA), o modificando ciertos comportamientos durante la ejecución.
4. Implementación, con el plan de optimización detallado, es momento de ponerlo en práctica. Una de las alternativas en este punto será la reestructuración de procesos existentes, capacitación del personal, adquisición de nuevo talento o la inversión en nuevas tecnologías.
5. Monitorización y mejora continua. Una vez implementadas las mejoras propuestas, debemos reflexionar el impacto real recibido, y empezar a pensar en nuevas oportunidades de mejora.

Como puedes ver, un plan de implementación de la excelencia operativa no difiere mucho de cualquier plan de mejora. Su única diferencia son los objetivos globales que nos acercan a una optimización constante de la forma en que trabajamos.

Ya estás más cerca de alcanzar tus objetivos.