Nueva función en Jira Cloud: Checklist nativas. ¿Qué son y cuándo utilizarlas?
Atlassian ha anunciado la incorporación de checklists nativas (Action items) en Jira Cloud, una función muy esperada por la comunidad. Esta nueva funcionalidad, pequeña pero matona, te permite gestionar las tareas sin complicaciones, y sin necesidad de meterte en jerarquías complicadas.
En este artículo veremos en detalle qué con las checklist nativas o Action items en Jira, cómo funcionan, cuáles son sus ventajas y qué las diferencia de las subtareas. Vamos allá 👇
¿Qué son las checklist nativas o Action items?
Las checklist nativas o Action items son pequeñas tareas livianas, de estilo lista de verificación, integradas directamente en tus issues de Jira. Con esta funcionalidad, podrás crear y administrar tareas más pequeñas de una manera más intuitiva y menos formal. Vivirán dentro de la descripción, el comentario y otros campos de texto enriquecido.
¿Cómo funcionan las checklist nativas o Action items?
Empezar a crear checklist nativas o Action Items dentro de tus tareas es muy sencillo. Tienes dos maneras de hacerlo:
- La primera es escribir “/action item” en cualquier campo de texto enriquecido de la tarea, como descripción o comentario.
- La segunda es mediante “ [ ]”.
Una vez añadida, las checklist estarán presentes en los campos de descripción y comentario.
Esta actualización nos permite añadir listas de tareas directamente en un issue, eliminando la necesidad de depender de complementos de terceros. Pero, ¿realmente estas checklists son tan completas como las apps disponibles? ¿Cuándo conviene utilizarlas frente a otras herramientas como las subtareas?
¿Qué ofrecen las checklists nativas?
Esta nueva funcionalidad de checklists, denominada Action Items, nos permite realizar una serie de acciones directamente desde Jira:
- Crear listas de tareas directamente dentro de un issue.
- Marcar elementos como completados para hacer seguimiento.
- Colaborar en equipo, ya que estas listas son visibles para todos los miembros.
Sin embargo, la funcionalidad aún es básica si la comparamos con algunas apps especializadas como Checklist for Jira o Smart Checklist. Por ejemplo, las apps suelen incluir características avanzadas como:
- Configuración de condiciones de bloqueo para cerrar un issue si la checklist no está completa.
- Automatización basada en el progreso de las tareas.
- Uso de plantillas personalizables para tareas recurrentes.
- Reportes y métricas detalladas del estado de los elementos.
Por lo tanto, como es habitual, la mejor opción dependerá de tu caso concreto. Las checklist nativas o Action items son ideales para casos sencillos; en cambio, en escenarios complejos con requisitos avanzados, los complementos externos son la mejor opción.
¿Cuándo usar una checklist y cuándo una subtarea?
De nuevo, el uso de checklist o subtareas dependerá de varios factores. Un buen punto de partida para decidir es reflexionar sobre el alcance y la complejidad de las tareas. La siguiente tabla, elaborada en base al enfoque de Atlassian y a nuestra experiencia, es una pequeña guía para ayudarte a tomar la mejor decisión:
Criterio | Checklist | Subtarea |
|---|---|---|
Complejidad | Tareas pequeñas, de baja complejidad. | Tareas complejas o con múltiples pasos. |
Seguimiento independiente | No es necesario hacer seguimiento individual. | Cada tarea requiere responsables, fechas y estados específicos. |
Reporte y métricas | No se necesita información detallada. | Es importante incluir en reportes. |
Colaboración | Tasks simples que no necesitan demasiada interacción. | Requiere interacción más estructurada entre equipos. |
Automatización | Uso básico y sin automatización. | Automatización avanzada necesaria. |
Conclusión
Antes de terminar, vamos a repasar los escenarios en los que las checklist nativas o Action items son ideales:
✅Gestión de tareas simples: Checklist para completar una tarea con varios pasos básicos.
✅Comunicación rápida: Tareas donde no es necesario asignar responsables o fechas.
✅Ahorro de costos: En equipos pequeños o proyectos que no justifican el uso de apps adicionales.
Y, ¿en qué casos te recomendamos evitarlo?
👎Si necesitas informes detallados: Las checklists nativas no ofrecen métricas avanzadas.
👎Si el flujo es crítico para el proyecto: Cuando la checklist afecta directamente al cierre de un issue o a métricas de calidad.
👎Si el equipo ya utiliza subtareas: Puede causar confusión y redundancia.
Como conclusión, las nuevas checklists nativas o Action items son una estupenda noticia para equipos que buscan simplicidad y agilidad en su trabajo diario. Elegir entre checklists, subtareas o complementos dependerá del nivel de detalle y control que necesites. Si aún tienes dudas o quieres descubrir cómo sacar el máximo partido a todas las funcionalidades de Jira… Escríbenos 😉
